Social Intranet: Teilen als Prinzip verstehen

*Aktualisiert am 26.04.2016

Das sehr technisch angehauchte Intranet 1.0 – oftmals verortet in der IT-Abteilung von Unternehmen und Institutionen – hat sich in den vergangenen Jahren zu einer interaktiven Plattform für Mitarbeiter gemausert. Eine Plattform für Information und Dialog im Unternehmen – und zur Abbildung ganzer Unternehmensprozesse. Nun ist die nächste Stufe der Evolution erreicht: Das interne Netz wird sozial, lädt zur aktiven Kommunikation der Mitarbeiter ein und hilft so ganz nebenbei, Wissen zu teilen und gegenseitiges Lernen zu fördern. Kein Wunder also, dass die Implementierung von Web 2.0-basierten Intranets ganz oben auf der Agenda der Entscheider steht.

„Märkte sind Gespräche.“ – Was die erste These des Cluetrain Manifests (95 Thesen für die neue Unternehmenskultur im digitalen Zeitalter) von Rick Levine, Christopher Locke, Doc Searls und David Weinberger aussagt, wurde spätestens mit der weiten Verbreitung der sozialen Netze wie Facebook, Twitter, LinkedIn, XING oder Plattformen wie Weblogs, Wikis, YouTube, Slideshare, Scripd und issuu.com Realität. Es geht um Gespräche, um Diskussionen auf Augenhöhe und in Echtzeit. Und genau dieses Prinzip nimmt nun Einzug in die Mitarbeiterportale der Unternehmen und wird zum Erfolgsfaktor für die interne Unternehmenskommunikation. Das Social Intranet verbindet klassische Intranetfunktionen und -anwendungen mit Dialog-Strukturen des Social Webs.

• Social Intranets optimieren so den internen Dialog und Wissensaustausch.
• Sie steigern das Innovationspotenzial durch aktive Wissensverbreitung und gemeinsame Ideenfindungsprozesse.
• Sie sorgen für die Steigerung der Produktivität im Unternehmen.

Fokus: Soziale Kollaboration

Moderne interne Kommunikation in Unternehmen und Institutionen basiert auf dem erfolgreichen, permanenten Austausch zwischen den Stakeholdern. Damit gemeint sind in erster Linie:

• Die Mitarbeiter: Sie arbeiten in Teams auf Projekten oder sind in Abteilungen respektive Gruppen organisiert.
• Externe: Fast schon selbstverständlich gesellen sich heutzutage externe Mitarbeiter, Freelancer oder kleine Unternehmen dazu, die für ein Projekt als Spezialisten hinzugezogen werden. Mitarbeiter dieser Unternehmen müssen selbstverständlich auch an dem internen Wissensaustausch teilnehmen, um Aufgaben und Projekte erfolgreich umsetzen zu können.
• Kunden: Auch sie werden immer stärker in die Arbeitsprozesse integriert und partizipieren am Konzeptions- und Entwicklungsprozess, das heißt am Entstehungsprozess des jeweiligen Gewerkes. Aus dem „Beifahrer“ wird ein aktiver Treiber, der selbst am Steuer sitzt.

Durch die Bildung von Projektgruppen und in erster Linie themenbezogener Arbeitsgruppen (jenseits und damit auch nicht deckgleich mit der Organisationsstruktur im Unternehmen) im Social Intranet werden Informationsflüsse nicht nur thematisch sortiert, sondern auch zielgerichtet distribuiert. Mitarbeiter, die in unterschiedlichen Gruppen sind und die Themen abonniert haben, erstellen selbst neue Beiträge, beantworten Fragen, nehmen an Umfragen teil und kommentieren andere Beiträge (Posts). So findet ein Teil des Wissensaustausches, der bislang via E-Mail, Telefonate oder persönliche Gespräche und oftmals ineffiziente Meetings stattgefunden hat, dezentral und zeitlich asynchron im Social Intranet statt. Wissen erreicht zielgerichtet seine Adressaten – und wird darüber hinaus für andere Nutzer gespeichert und durchsuchbar gemacht. Ergo: Die Nutzung von intelligenten Anwendungen im Intranet steigert die Produktivität, der soziale Dialog den regelmäßigen und zielgerichteten (Erfahrungs-)Austausch.

Mehr Produktivität für den internen Austausch

Neben Dialog und Austausch à la Facebook bieten diverse Anwendungen (Apps) im Social Intranet zusätzliche Kommunikations- und Recherchemöglichkeiten. Sie helfen, die Qualität und auch die Produktivität der internen Kommunikation zu steigern. So können Datenbankanwendungen wie ein Expertenfinder oder eine interne Ideenbörse bei der Umsetzung der eigenen Projekte helfen. Community-Tools wie Foren, Service-Listen, FAQs und Tutorial-Videos eignen sich zudem dazu, Probleme zu lösen bzw. die Erfahrungen bei der Lösung von Problemen mit anderen Kolleginnen und Kollegen zu teilen. Die Frage „Wer kann mir bei meinem Projekt/bei der Lösung meines Problems/bei der Beantwortung meiner Fragen wertvolle Tipps geben?“ wird zum grundlegenden Anspruch und damit zur undefinierten Erwartungshaltung eines jeden Mitarbeiters bei der Nutzung des Social Intranets. Die Kommunikation ist fundiert und vereinfacht. Diskussionen und Posts der Nutzer, insbesondere Gruppendiskussionen, sind für andere Nutzer sichtbar und können abonniert werden. Durch die Verschlagwortung der Beiträge sind diese auch langfristig und Nutzerübergreifend auffindbar. Diese Beiträge sind es, die die Wissensbasis im Intranet ergänzen und erweitern.

Durch das Social Intranet werden Informationen nicht mehr isoliert betrachtet, sondern generieren erst durch logische Verknüpfungen (z.B. durch Verschlagwortung) und Verlinkungen mit anderen Beiträgen, Kommentaren und Quellen ihren Mehrwert. Dadurch können neue Erkenntnisse gewonnen werden, Themen lassen sich so weiterentwickeln. Auch ältere Beiträge und Dokumente kommen auf diese Weise immer wieder dann zum Zuge, wenn sie sich thematisch anbieten. Durch die Vernetzungen werden auch Kompetenzen der hinter diesen Beiträgen stehenden Mitarbeiter sichtbar und können bei Bedarf abgegriffen werden. So steigt nicht nur die Qualität und Effektivität der Diskussionen – die 1:1-Diskussion über E-Mail nimmt auch gleichzeitig ab.

Gelernte Usability: Intuitive, übersichtliche und schnelle Bedienung

Soziale Intranets profitieren davon, dass die Bedienung mittlerweile bei den meisten Nutzern gelernt ist. Durch die starke Verbreitung von sozialen Netzen wie Facebook, sind nicht nur Seitenaufbau und Bedienung geübt. Auch der mobile Einsatz auf dem Tablet oder Smartphone sind durch Responsive Design keine Neuheit. Die Einführung von sozialen Intranets wird damit zum Kinderspiel. Mehr noch: Die Nutzer mögen die Bedienung sozialer Intranets. Es macht Spaß, Artikel der Kollegen zu „liken“, Wissen zu teilen und Beiträge zu kommentieren. Alles auf Augenhöhe, ohne Phrasendrescherei, stattdessen menschlich. Das Nutzererlebnis – die User Experience – steht im Vordergrund. Wer sich an diese Grundsätze hält, wird Erfolge verbuchen und seine Mitarbeiter zu Fans machen. Denn: Arbeit darf Spaß machen. Soziale Intranets unterstützen diesen Prozess und sorgen dafür, dass sich Kolleginnen und Kollegen einerseits über private, mit Kunden, Partnern oder Dienstleistern aber auch zu relevanten Business-Themen austauschen, unterhalten, ihr Wissen teilen und neue Kontakte knüpfen.

Mobiler Einsatz – volle Flexibilität

Analog zu den Sozialen Netzen im World Wide Web sind auch die Sozialen Intranets via Smartphone oder Tablet mobil erreichbar. Eine derartige Mobilität gehört zur Kultur, zum Erlernten und ist nur konsequent, will man Mitarbeiter und auch externe Dienstleister und Partner sowie insbesondere Kunden miteinander vernetzen. Das Smartphone wird zum mobilen Büro und ermöglicht den Nutzern, jederzeit am Wissensaustausch und an Diskussionen teilzunehmen sowie auf Dokumente und Informationen zuzugreifen. Per Newsfeed bleibt der Mitarbeiter auf dem Laufenden und kann Beiträge kommentieren oder teilen. Durch leistungsstarke Apps kann der Nutzer selbst und ohne größere Einschränkungen auch an Diskussionen und am Erstellungsprozess von Informationen teilhaben. Der Akteur wird mobil.

Social Intranet in fünf Schritten

Was also tun, um ein Social Intranet einzuführen?

1. Analysieren Sie die Themenschwerpunkte im Unternehmen:
   Was sind relevante Themen im Unternehmen? Welche Themen sollen in Zukunft belegt und gespielt werden? Welche Themen zahlen direkt oder indirekt auf die Marke ein und unterstreichen so die Kernbotschaften des Unternehmens? Wer sind die „Content-Owner“? Woher kommen die Inhalte und wo können diese weiterentwickelt werden? Antworten auf Fragen wie diese könnten eine gute Basis sein, um sich einen Überblick über die Themengruppen zu verschaffen.
2. Verwandeln Sie Mitarbeiter in Autoren und gleichberechtigte Nutzer:
   Öffnen Sie das System. Schaffen Sie die Möglichkeit, unmittelbar Inhalte zu teilen, Beiträge zu kommentieren und eigene Beiträge zu verfassen. Und akzeptieren Sie einen respektvollen, aber durchaus lockeren, menschlicheren Schreibstil. Lassen Sie die Kolleginnen und Kollegen im Rahmen der Guidelines experimentieren.
3. Setzen Sie auf Autoren, nicht auf Anonymität:
   Das Social Intranet ist persönlich, echte 1:1-Kommunikation. Die Beiträge und Kommentare kommen von einem Mitarbeiter für das Team. Diese Mitarbeiter müssen als Autoren mit ihren Social Media Profilen und einem internen Unternehmenssteckbrief (Skills, …) vorgestellt werden. Der Mensch als Autor steht im Vordergrund – nicht das Werk, das Thema, der Download oder der Link. Nur so kann die Vernetzung und der Dialog gefördert werden. Und eines darf man zudem nicht unterschätzen: Durch den aktiven Beitrag, den ein jeder Mitarbeiter im Social Intranet leisten kann, steigt nicht nur die Akzeptanz, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter. Schließlich zahlt dieses Engagement auf die Positionierung und damit die Reputation des Mitarbeiters im Unternehmen ein.
4. Automatisieren Sie die Vernetzung:
   Die inhaltlich sinnvolle Verknüpfung von Informationen auf Basis von Schlagworten ist ein probates Mittel, um automatisiert semantische Brücken zu schaffen und dem Nutzer/Leser an unterschiedlichen Stellen themenaffine Inhalte zu präsentieren. Gemeint sind Beiträge und Kommentare, die ihn interessieren und ihm bei seiner Arbeit helfen könnten. Ansatzpunkte wären Beiträge, die er liest oder gelesen hat, die er abonniert hat oder aber Projektgruppen, in denen er sich aktiv einbringt. All diese Infos können helfen, ihm weitere Inhalte und Beiträge vorzuschlagen.
5. Leben und integrieren:
   Das Social Intranet muss in die Arbeitsprozesse und damit auch in die Organisations- und Kommunikationsstruktur des Unternehmens integriert werden. Das Social Intranet ist weder „eine weitere Software“, ein nettes Feature oder Insellösung, noch „digitale Mitarbeiterzeitschrift“. Nur wenn die Mehrwerte erkannt und von den Mitarbeitern genutzt werden, kann das Social Intranet erfolgreich starten und seine Vorteile ausspielen. Dazu gehört auch, dass das Management aktiv und regelmäßig die Nutzung des Social Intranet vorlebt. Das umfasst nicht nur eigene Beiträge und Posts der Führungskräfte, sondern auch das Kommentieren von Beiträgen. Gleichberechtigt. Auf Augenhöhe. Und schließlich ist wichtig, zu klären, wer für welche Prozesse und Abläufe von der Umsetzung bis zum Betrieb des Social Intranets verantwortlich ist. Nimmt man den Aufbau eines Social Intranets ernst, ist das ist ein Full-Time-Job als Community Manager.

Fazit: Social Intranet für mehr Prozesseffizienz und Motivation

Intranets kosten Geld. So oder so. Und Intranets sind wichtig, um den Austausch der Mitarbeiter zu gewährleisten. Setzt man auf ein Social Intranet, bieten neue Funktionen und die obersten Prinzipien des „Teilens“ und „Teilhabens“ echte Mehrwerte für die Nutzer. Durch die Vernetzung der Inhalte, die in Unternehmen standardmäßig in Einzeldokumenten (z.B. Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokumente) vorliegen, kann dieses Wissen nun bewertet, kommentiert und vor allem von anderen Mitarbeitern genutzt werden. Durch den Umbau des vorhandenen Intranets in eine Plattform, die soziale Technologien und Prozesse einsetzt, wird auch die Motivation der Mitarbeiter gefördert. Und das ist ein Wert, dem nie genug Beachtung geschenkt werden kann. Aber: Die Einführung eines Social Intranets ist oft verbunden mit einem Paradigmenwechsel in der Unternehmensstrategie. Insbesondere das Kommunikationsverhalten und die Unternehmenskultur sind betroffen, werden doch Kommunikationsprozesse und der Wissensaustausch unter den Mitarbeitern transparenter. Eine Herausforderung, die es kommunikativ zu begleiten gilt, um echte, überzeugte Fans auf Seiten der Mitarbeiter zu haben. Von Anfang an.

Übrigens: Auch K12 führt ein Social Intranet ein. Mehr darüber und unsere Erfahrungen gibt’s ab Sommer 2016 hier im Blog.