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Moderne Arbeitswelten: TUI pflegt die Veränderung

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Austausch in der KücheEin Viertelstündchen zu Fuß vom Touristenstrom in der Gamla Stan entfernt, der Altstadt von Stockholm, liegt die schwedische Zentrale von TUI. An dem roten Backsteingebäude flattern weiß-grüne Markisen im Wind, Mitarbeiter schließen ihre Räder ab. Einige von ihnen werden gleich im firmeneigenen Fitnessstudio duschen. Wer eine weniger sportliche Anfahrt hatte, sucht sich einen Arbeitsplatz – für heute.

Kein fester Arbeitsplatz

Ausblick aufs Wasser

Einen eigenen Schreibtisch hat bei TUI Stockholm niemand. Persönliche Gegenstände, Laptop und Arbeitsmaterialien werden in einem abschließbaren Spind aufbewahrt. Jeden Morgen entscheidet sich neu, wer wo sitzt – und wer den schönsten Ausblick auf den Riddarfjärden mit den dahingleitenden Booten ergattert. Schön ist es aber überall: Warme Farben dominieren die großzügigen, offenen Flächen. Kleine Sitzinseln und Stehpulte mit großen Bildschirmen unterbrechen den open space. Hier kommen regelmäßig Kollegen zu kurzen Meetings zusammen. Wer mehr Ruhe für sein Projektteam braucht, kann geschlossene Meetingräume zeitweise exklusiv buchen.

AustauschFlache Hierarchien

Kurze Wege, maximaler Fokus auf die Arbeit und größtmögliche Arbeitserleichterung. An diesen Prinzipien richtet sich nicht nur die Architektur aus, sondern so organisieren wir auch Leadership: Führungskräfte arbeiten mit auf der Fläche. Sie sind nahbar und erreichbar, auch ohne feste Sprechzeiten. Das baut Hierarchien ab und beschleunigt Entscheidungen“, erklärt Mats Pahlberg, Indirect Purchase Manager & Compliance.

Austausch erwünscht

Um zwischendurch bewusste Auszeiten und Pausen zu „erzwingen“, ist das Essen am Schreibtisch verboten. Getränke und Obst gibt’s am Empfang, Kaffee im Essbereich auf der Piazza. So tauschen sich die Mitarbeiter auch abseits von konkreten Projekten regelmäßig aus. Und das Beste: Die Kaffeemaschine ist ans Internet angebunden und wartet sich selbst über Nacht. Hejdå*, Filterwechsel und leere Wassertanks.

Digitale VernetzungDigitale Vernetzung

Wer sich nicht beim Essen trifft, verabredet sich online: Digitale Tools helfen dabei, sich zu organisieren, Kollegen zu finden und auch über Office-Grenzen hinweg zusammenzuarbeiten. Noch stehen über 43 verschiedene Anwendungen zur Verfügung. Bald soll eine App die meisten davon bündeln.

Von Anfang an im Dialog

So modern ging es bei TUI Stockholm nicht immer zu. 2012 entschloss sich der Konzern zum radikalen Umbau. Um die Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen, wurden sie bereits in der Planungsphase in den Prozess involviert. Auf einer „Wunschwand“ konnte jeder die eigenen Vorstellungen und Wünsche zur Gestaltung der unterschiedlichen Bereiche hinterlassen. Platz für Bedenken war auf der „Sorgenwand“. „Die Bedenken ernst zu nehmen ist in einem solchen Veränderungsprozess enorm wichtig“, betont Anders Friberg, Head of Facility Management. „Deshalb haben wir sie nicht nur auf der Wand gesammelt, sondern auch in die Kommunikation aufgenommen.“ Während der unterschiedlichen Umbauphasen wurden die Mitarbeiter regelmäßig befragt, um einen Konsens zu Entscheidungen zu finden.

SitzeckeKulturwandel durch Umbau

Der Umbau erfolgte im laufenden Betrieb. Mehrmals mussten die Mitarbeiter dafür umziehen. „Wir haben allen Ballast abgeworfen. Wenn man keinen Platz mehr hat, um Dinge zu verstauen, verändert sich der Fokus. Eine natürliche Entwicklung zum nahezu papierlosen Büro“, resümiert Mats Pahlberg.

15 Prozent der laufenden Kosten wollte TUI mit dem Umbau einsparen. Bereits im ersten Jahr erreichten die Schweden 16 Prozent.Der Müll wird zum Beispiel nun täglich direkt von den städtischen Müllbetrieben abgeholt. Diese intelligente Kooperation spart allein 60 Quadratmeter teuren Stauraum für die Müllentsorgung. Und mit der neuen Architektur erhielt auch ein neues Mindset Einzug: Austausch und Teamwork stehen heute im Fokus, unterstützt von der intelligent durchdachten Architektur und Einrichtung.

Messbare VeränderungenMeetingraum

Die Veränderungen sind heute nicht nur fühlbar, sondern auch messbar:

  • Druckkosten um 53 Prozent gesenkt
  • Kosten für Office Materialien um 70 Prozent gesenkt
  • Stauraum reduziert
  • Zeitaufwand für Geschirreinigung von 52 Stunden pro Tag auf 4 Minuten reduziert

Das Stockholmer Büro ist inzwischen eine Art „Blue Print“ für TUI. Immer wieder besuchen interessierte Managementgruppen den Standort, um mehr über moderne Zusammenarbeit zu lernen.

Fertig ist der Umbau jedoch nicht. Er wird es wohl auch nie sein. „Wir verstehen die Veränderung eher als einen Garten, den man hegen und pflegen muss, damit er gedeiht“, so Anders Friberg. Eine neue Task Force übernimmt diese Aufgabe. Sie beschäftigt sich mit der nächsten Stufe der Weiterentwicklung und setzt einige der Learnings und Feedback zur Verbesserung um.

* Hejdå heißt Tschüss auf Schwedisch

 

Zu Teil 1:
Moderne Arbeitswelten: Wie sieht das Büro der Zukunft aus?

 

Zu Teil 2
Best practice: Flexibles Arbeiten bei Vodafone
Einen festen Schreibtisch haben die Mitarbeiter des Vodafone Campus in Düsseldorf nicht – dafür aber viele andere Möglichkeiten, flexibel zu arbeiten. In Teil 2 lesen Sie, welche Arbeitswelt sich der Telekommunikationsanbieter geschaffen hat.

 

Zu Teil 3
Best practice: Liebe zum Detail bei trivago
Kaminzimmer, Spinningräder und Academy. Wir zeigen, was modernes Arbeiten für trivago bedeutet.

Autor: Verena Waldbröl

Verena Waldbröl ist Redakteurin bei K12 – Agentur für Kommunikation und Innovation in Düsseldorf. Sie hat schon für deutsche Residenten in Südspanien und eine Lokalzeitung am Niederrhein geschrieben, bevor sie im Volontariat das Corporate Publishing für sich entdeckt hat.

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