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Projektkommunikation – häufig übersehen, und doch so wertvoll

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Projektkommunikation

Change und Interne Kommunikation gehören für die meisten Unternehmen zum Alltag und stiften einen großen Nutzen. Egal, ob digitale Transformation, kultureller Wandel oder Positionswechsel an der Spitze: Die Change Kommunikation schafft Transparenz, informiert, lässt verstehen und aktiviert Mitarbeiter, am Geschehen mitzuwirken. Anders ist häufig die Vorgehensweise bei strategischen Projekten. Sie werden zunächst „hinter verschlossenen Türen“ vorangetrieben. Und selbst dort – hinter der Tür – herrscht manchmal Unklarheit: Warum machen wir das eigentlich?

Charakteristisch für ein Projekt? Ein Team aus Spezialisten entwickelt Lösungen für wesentliche Herausforderungen eines Unternehmens. Was angesichts der komplexen Aufgabe bisweilen untergeht: Ein Projekt ist nie Selbstzweck. Es ist Teil eines strategischen Ganzen und kann nur erfolgreich sein, wenn es unterstützt wird. Was dabei hilft, ist eine offene und klare Kommunikation in alle Richtungen. Projektleiter sind in diesem Sinne „Diener mehrerer Herren“. Sie müssen mit allen Stakeholdern des Projekts kommunizieren, also mit ihren internen Auftraggebern, mit den Projektmitarbeitern und den Beschäftigten des Unternehmens.

Kommunikation mit vielen Stakeholdern

Die klassische Projektkommunikation besteht in den meisten Fällen aus Fortschritts- und Erfolgsmeldung. Für das Top Management bedeutet das: Die wichtigsten Fakten und Zahlen auf einem Chart dargestellt. Mehr sollen Projektleiter oft nicht präsentieren – für mehr ist meistens keine Zeit. Komplexe Projekte, zum Beispiel aus der IT, lassen sich mit dem klassischen One-Pager allerdings nur schwer erklären. Oder doch? Wie bei allen Kommunikationsaufgaben heißt es auch hier, die Bedürfnisse der Zielgruppen zu kennen und die grundlegenden Prämissen guter Change Kommunikation zu erfüllen. Das bedeutet herauszufinden, welche Informationen Entscheidungsträger brauchen, um fundierte und das Projekt unterstützende Entscheidungen zu treffen. Braucht es beispielsweise mehr Ressourcen und/oder mehr Budget? Darüber hinaus soll die strategische Notwendigkeit vermittelt werden – also der Zusammenhang mit anderen Projekten und die Implikationen, die sich daraus ergeben. Schließlich müssen Verantwortliche plausibel vermitteln können, wie ihre Projekte zum Unternehmenserfolg beitragen.

Komplexität wird leicht nachvollziehbarDashboard

Angesichts dieser Anforderungen hat K12 im vergangenen Jahr in Zusammenarbeit mit einem Kunden ein sehr übersichtliches Dashboard entwickelt. Die Erfolgsformel für den gemeinsamen Fortschritt: die wichtigsten KPIs identifizieren, Fortschrittswerte definieren und so einen Projektbericht aufsetzen, der nicht nur verständlich für Manager, sondern für die Projektleiter auch gut zu befüllen ist. Er besteht aus Daten, die Vergleichbarkeit schaffen und zukünftig auch besser auszuwerten sind. Auf dieser neuen Informationsbasis werden wesentliche Zusammenhänge erkennbar. Der Projektfortschritt kann jetzt anhand von Fakten als das dargestellt werden, was er ist: ein fortlaufender Prozess.

Was dadurch möglich wird, ist für die Gesamtkommunikation enorm hilfreich: Fakten können inhaltlich aufgearbeitet und für den Rezipienten leicht und schnell nachvollziehbar grafisch dargestellt werden. Die Projektkommunikation wird dadurch sachlicher. Damit geht es in der anschließenden Diskussion nicht mehr um Erfolg oder Misserfolg der Projektleiter, sondern um das Voranschreiten des Projekts und den Erfolg des Unternehmens. Das kann zu einer ganz neuen Fehlerkultur in Unternehmen führen. Aber auch dazu, dass Entscheidungen des Managements nachvollziehbarer für Projektmitarbeiter werden. Projektleitern hilft das in ihrer Aufgabe, diese im Team zu kommunizieren.

Fakten einordnen hilft zu verstehen

Gerade bei großen und komplexen Projekten hat die Projektkommunikation mehrere Rollen: Sie schafft Transparenz und soll darüber hinaus für Verständnis sorgen. So heißt es noch ganzheitlicher an die Kommunikationsaufgabe heranzugehen: Komplexe und sehr spezielle Sachverhalte, die den Projektmitgliedern klar sind, müssen so erklärt werden, dass auch Fachfremde, wie Management und Beschäftigte, die Inhalte nachvollziehen können. Im Beispiel unseres Kunden handelte es sich um ein langfristiges IT-Programm mit insgesamt 40 Unterprojekten. Nur anhand von Projektberichten konnte die Geschäftsführung das Ausmaß der Komplexität der Aufgabe nicht nachvollziehen und die Fakten, wie zum Beispiel die Zeitschiene des Projekts, nicht richtig einordnen. Das erschwerte es, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Deswegen hat K12 in einem Erklärfilm dargestellt, wie vielschichtig die Welt ist, in der sich das Projekt bewegt. Das hieß: inhaltlich tief einsteigen und immer wieder Fragen stellen. Dabei haben nicht nur wir, sondern auch unsere Ansprechpartner festgestellt, dass sie zwar wussten, was sie tun, aber nur schwer erklären können, warum bestimmte Parameter sind, wie sie sind. Durch unsere Fragen haben wir bei ihnen den nötigen Perspektivwechsel provoziert: So sehen die Sender der Botschaften die Dinge durch die Brille ihrer Empfänger – und gelangen mit uns immer näher an den Kern des Programms. Im Film konnten wir das große Bild zeichnen und zeigen: Das Projekt ist nicht zufällig dort, wo es steht, sondern als Folge einer planvollen Vorgehensweise. Und auch die Projektmitarbeiter konnten so auf Anfragen ihr eigenes Projekt besser erklären und vermarkten.

Kommunikation in das gesamte Unternehmen tragen

Sind die Stakeholder informiert, ist die Kommunikation idealerweise noch nicht abgeschlossen. Im nächsten Schritt geht es darum, das Projekt auch den Mitarbeitern im Unternehmen nahezubringen. Denn wenn Projekte im strategischen Gesamtzusammenhang stehen, sind alle Beschäftigten von den Auswirkungen betroffen. Deswegen ist es essentiell, die MitarbeiterInnen des gesamten Unternehmens im Projektverlauf mitzunehmen. Dann wird daraus klassische Change-Kommunikation. Erst wenn Mitarbeitende den Sinn und Mehrwert eines Projekts für sich erkennen, werden sie ihr Wissen und ihre Erfahrung einbringen und erkennen, wo sie ihren Beitrag für das Unternehmen leisten können. Dabei lassen sich Maßnahmen aus der Projektkommunikation ganz einfach weiterverwenden: Aus den Dashboards können spannende Artikel für Intranets und Mitarbeitermagazine generiert werden und bei unserem Kunden zeigte der CEO einen Teil des Films während der Jahresauftaktveranstaltung allen Mitarbeitern.

Projektkommunikation ist somit ein Teil der internen Kommunikation, der maßgeblich ist, und zum Unternehmenserfolg beitragen kann. Das bedeutet für die interne Kommunikation, sich auch hier ihrer Rolle bewusst zu sein und diesen Prozess unterstützen.

Infografik Projektkommunikation

Autor: Mey El-Hossini

Mey El-Hossini ist bei K12 Senior Beraterin für Change und Interne Kommunikation. Der Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt in der Begleitung von Unternehmen in Veränderungssituationen sowie der kreativen Entwicklung ihres Geschäfts. Mit viel Liebe für die Sache bringt sie dabei ihre Erfahrungen aus ihrer Zeit auf Unternehmensseite mit. Sie unterstützt ihre Kunden entlang der gesamten Kommunikationswertschöpfungskette – von strategischer Beratung über die Konzeption von Lösungen und deren Umsetzung – über alle Kanäle und Maßnahmen intern wie extern sowie offline und online.

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