Die Retrospektive, kurz Retro, ist ein beliebtes Werkzeug agiler Teams, um Teamarbeit und Projektleistung regelmäßig zu reflektieren und aus der Vergangenheit Lehren für die Zukunft abzuleiten. Wir bei K12 arbeiten zwar nicht immer agil, doch warum sollten wir dieses wirkungsvolle Tool nicht trotzdem auch für unsere Kommunikationsprojekte anwenden? Gesagt, getan. Herausgekommen ist unsere ganz eigene K12-Retromechanik. Hier unsere wichtigsten Erkenntnisse, Tipps und der Ablauf im Überblick.
Warum eine Retro für Kommunikationsprojekte?
Beratung, Kreation, Redaktion, Digital: K12 vereint viele Expert:innen, die mitunter in ganz verschiedenen Konstellationen zusammenarbeiten. Sich immer wieder um- und neu auf ein Projektteam einzustellen, ist herausfordernd – das wissen alle, die schon einmal in einer Agentur oder Beratung gearbeitet haben. Die Arbeit in parallelen Projekten ist aber auch eine große Chance für schnelle Weiterentwicklung und Innovation. Denn so können Learnings und Best Practices innerhalb kurzer Zeit übertragen werden. Vorausgesetzt, man schafft es, sie strukturiert zu sammeln und zu dokumentieren. Hier kommt die Retro ins Spiel.
Was sind die Erfolgsfaktoren?
Wir haben viel ausprobiert und auch viel wieder verworfen. Von einer sehr komplexen Mechanik, mit der wir wirklich jede Facette des Projekts durchdringen wollten, haben wir uns schnell verabschiedet. Denn am wichtigsten ist, dass die Retro auch wirklich durchgeführt wird. Dafür ist es entscheidend, dass sie Spaß macht und einfach zu moderieren und durchzuführen ist. Zudem darf sie im Arbeitsalltag nicht zu viel Zeit beanspruchen.
Ein klar definiertes Leistungsversprechen hilft, den Fokus bei der gemeinsamen Arbeit richtig zu setzen und die relevanten Punkte zu reflektieren. So sind die Chancen auf ein direktes Erfolgserlebnis für das Projektteam am größten.
Zudem haben wir drei dramaturgische Erfolgsfaktoren identifiziert:
- Die Moderation muss projektfremd sein
Die Moderation übernimmt immer eine Person, die nicht im Projekt mitgearbeitet hat. Das ist entscheidend, um möglichst neutral durch die Retro zu führen und auch ganz naiv Fragen stellen zu können, die vielleicht alle anderen fälschlicherweise schon als beantwortet betrachten. - Feedback erfolgt erst anonym, dann persönlich
Bevor die Teilnehmenden persönlich Farbe bekennen und sagen, was sie im Projektverlauf gut oder schlecht fanden, wird das Feedback anonym eingesammelt. Das hilft, nicht ausgesprochene Probleme und Konflikte sehr schnell sichtbar zu machen und entlastet die Moderation, die sonst viel stärker nachhaken müsste. So wird direkt die Grundlage für einen ehrlichen Austausch gelegt. - Jede:r aus dem Team kommt zu Wort
Niemand kann sich verstecken. Spätestens beim Benennen der guten und schlechten Erfahrung kommt jede:r dran und muss sich äußern. Erst in Stillarbeit auf (virtuellen) Klebezetteln und dann noch mal bei der Vorstellung der eigenen Punkte im Plenum. So wird vermieden, dass einige Wortführer:innen die Diskussion dominieren und ruhigere Kolleg:innen übertönen. Denn wir wollen, dass alle Themen ehrlich auf den Tisch kommen.
Wie läuft die Retro genau ab?
Die komplette Retro ist als virtuelles Workshop-Board angelegt. So reduziert sich der Vorbereitungsaufwand für die Moderation auf ein Minimum und sie kann auch mit hybriden oder sogar rein virtuellen Teams jederzeit problemlos durchgeführt werden. Die Erfahrung hat gezeigt, dass ein Zeitrahmen von zwei Stunden realistisch ist, um die Themen entlang von fünf Stationen zu bearbeiten:
- Vorstellung der Retro-Regeln und Stimmungsabfrage
Zu Beginn geht es darum, die Retro als geschützten Raum zu etablieren und den Fokus auf die gemeinsamen Retro-Ziele zu richten. Durch die Stimmungsabfrage haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, kurz zu reflektieren, mit welcher Laune sie in den Termin kommen – das hilft der Moderation, folgende Statements besser einzuordnen, aber auch den Teilnehmenden selbst, eine schlechte Tagesform nicht zu sehr die eigenen Äußerungen beeinflussen zu lassen. - Sammlung projektprägender Begriffe
Im zweiten Schritt folgt die anonyme Abfrage: Die Teilnehmenden sind aufgerufen, Begriffe zu nennen, die sie mit dem Projekt verbinden. Dies kann aus der Erfahrung schnell zu einem Aha-Effekt führen, wenn die Teilnehmenden merken, dass nicht nur sie mit verschiedenen Punkten im Projektverlauf zufrieden oder eben auch unzufrieden waren. - Erfassen der Antreiber und Bremser
Jetzt geht es ans Eingemachte: Die Teilnehmenden haben einige Minuten Zeit, um auf (virtuellen) Klebezetteln sowohl die Antreiber, also die positiven Erfahrungen, wie auch die Bremser, also alles, was das Projekt behindert hat, zu benennen. Danach stellen alle ihre Punkte auch kurz mündlich vor. Anschließend wird der Fokus auf die Bremser gelegt: Die Projektgruppe priorisiert die Hauptbremser mit (virtuellen) Klebepunkten. - Ableiten von Learnings und konkreten Commitments
Die Moderation clustert nun mit den Teilnehmenden die Hauptbremser zu einer Hand voll Handlungsfelder. Gemeinsam werden nun Lösungsansätze je Cluster entwickelt und überlegt, welche Learnings in der gesamten Agentur und in Richtung der Kund:innen kommuniziert werden sollten. Bei einer Zwischen-Retro in noch laufenden Projekten werden zudem konkrete Aufgaben mit Verantwortlichkeiten vereinbart. - Blitzlicht und Abschluss
Am Ende der Retro haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, kurz ihre Gedanken zum Verlauf und den gemeinsam erarbeiteten Ergebnissen zu teilen wie auch der Moderation ein Feedback zu geben.
Haben Sie jetzt Lust bekommen, Ihre eigene Retro zu entwickeln? Probieren Sie es einfach aus! Schief gehen kann wenig und der ehrliche Austausch zur Zusammenarbeit ist immer eine gute Idee – sei es in agilen Teams, in der Agentur, im Familienbetrieb oder auch im Konzern.
