Autor: Jörg Hoewner
Wissensmanagement in einer Organisation erfordert von den Mitarbeitern, ihr Wissen in irgendeiner Form zu explizieren, sei es, dass Dokumente oder Berichte in Datenbanken einzustellen sind oder dass das eigene Profil in den unternehmenseigenen „Yellow Pages“ aktuell gehalten werden soll. All das kostet Zeit. Und dieser Zeitbedarf ist laut einer Studie der FH Köln („Barrieren nud Erfolgsfaktoren des Wissensmanagements“) ein wesentlicher Grund für das Scheitern von Wissensmanagement-Systemen.
Nun ist das Teilnehmen am Wissensmanagementprozess eine Form von „Stakeholder Involvement“: Eine Organisation bindet Stakeholder (hier: Mitarbeiter) ein in die Unternehmenskommunikation (wenn man Wissensmanagement mal weiter fasst) und aktiviert sie dafür.
Insofern lehrt uns die Studie etwas über Stakeholder Involvement im Allgemeinen und Social Software im Besonderen: Eine Teilnahme und Aktivierung breiterer Stakeholdergruppen scheitern häufig an einem simplen Problem: Zeitmangel. Insofern ist es kaum überraschend, dass z.B. die Zahl der Blogleser wesentlich grösser ist als die Zahl der Blogkommentierer, etc.. Aktiviert werden vor allem Leute mit einem starken Interesse an einer Sache und Leute, die auch praktisch in der Lage sind, Texte zu schreiben, Fotos zu bearbeiten und sich rudimentär mit Technik auszukennen.
Der von einem Stakeholder wahrgenommene Nutzen muss grösser sein als der Aufwand.
Daraus folgt die Frage, wie eine Organisation / ein Unternehmen Stakeholder stärker motivieren kann aktiv zu werden. Im Wissensmanagement funktioniert das häufig knallhart über negative Sanktionen oder finanzielle Incentives, aber das funktioniert eben nur bei Mitarbeitern (nicht immer, aber manchmal). Für nicht-interne Stakeholder sind daher „weiche“ Motivatoren gefragt. Welche könnten das sein? Mir fallen spontan dazu ein:
- Bekanntheit und Anerkennung
- Exklusive Informationen
- Produktproben
- Rabatte
- Dadurch, dass sich mehrere Organisationen zusammenschließen, eine Multiplizierung von Benefits
- Bevorzugung beim Service
- Einladungen zu Events
- Give aways
- Niedrige Nutzungshürden, z.B. Usability
- Spass
Weitere Vorschläge sind willkommen…
Der Mangel an Zeit ist Ursache für viele verworfene Projektideen, ob gut oder schlecht. Der Aufbau eines effizienten Wissensmanagements ist davon mit Sicherheit nicht ausgenommen. Um dieses Problem zu kurieren, hat sich folgende Vorgehensweise bewährt. Neben der reinen Kosten- muss auch die Zeitersparnis, z. B. auf Grund vermiedener Fehler oder Doppelentwicklungen, in die Bewertung eine Wissensmanagementinitiative einfließen. Diese auf ein fehlendes Wissensmanagement zurückzuführenden negativen Effekte lassen sich i.d.R. aus Projektberichten oder Reports des Qualitätsmanagements gewinnen und quantitativ bewerten. Am Ende zählen immer Zahlen, Daten und Fakten.