Was haben Künstliche Intelligenz, Prozessoptimierung, Performance und Datensätze mit Interner Kommunikation (IK) zu tun? Eine ganze Menge: Denn in jedem der Themenfelder steht der Mensch im Mittelpunkt.
KI und Interne Kommunikation: Da menschelt es
Künstliche Intelligenz (KI), ein Thema, das wohl jeden (Arbeits-)Alltag bereits mehr oder weniger stark durchdrungen hat. Viel diskutiert sind Bedrohungen und Risiken, die KI mit sich bringen kann: Gefälschte Videos, nachgeahmte Stimmen oder täuschend echt aussehende Mails sind selbst für Laien mit den richtigen Tools schnell zu erstellen. In manch öffentlich geführter Diskussion dominieren die Schattenseiten von KI, der Ruf nach Regulierungen ist laut. Was an vielen Stellen richtig und wichtig ist, führt dennoch zu der Frage: Riskieren wir, die Chancen und Stärken von KI zu übersehen?
In der Internen Kommunikation eröffnen sich durch den Einsatz von KI viele Chancen: Hier hilft Künstliche Intelligenz heute schon dabei, wiederkehrende Aufgaben zu übernehmen – zum Beispiel einfache Texte schreiben, komplexe Informationen kurz und knapp zusammenfassen, Mails vorsortieren oder Visualisierungen erstellen. Aber auch das bekannte weiße Blatt bleibt nicht mehr lange leer, wenn KI als Brainstorming-Helfer eingesetzt wird. Sind die KI-Tools dafür erst einmal eingerichtet, schenken sie den Verantwortlichen in der Kommunikation Zeit. Das ist Zeit, die sie in etwas für ihre Arbeit ganz Wesentliches stecken können: in Beziehungsarbeit, zwischenmenschlichen Austausch und aktives Zuhören. Die Chance, die KI an dieser Stelle eröffnet: Erkenntnisse gewinnen, die die interne Kommunikation noch bedürfnisorientierter macht. KI schafft in der internen Kommunikationsarbeit also Freiräume für menschliches Miteinander. Und mehr noch: Sie unterstützt dadurch die Interne Kommunikation dabei, ihre Zielgruppen noch besser zu verstehen. So können komplexe Themen noch passender für die jeweiligen Arbeitswelten übersetzt werden. Denn Veränderungen, ihre Hintergründe und damit verbundene Ziele und Erwartungen lassen sich wirkungsvoller vermitteln, wenn wirklich klar ist, was die Menschen in den jeweiligen Abteilungen beschäftigt, welche Fragen sie sich stellen und welche Bedenken sie umtreiben. Was hier hilft, sind Kommunikationsexpertise auf der einen Seite, ein Verständnis für die Zielgruppen auf der anderen Seite. Letzteres ist vor allem durch eines zu erlangen: durch echten Austausch. Und für ebendiesen benötigen Kommunikationsverantwortliche Zeit.
Dieser Gedanke unterstreicht, dass es beim Einsatz von KI nicht darum geht, von einem „Entweder-oder-Szenario“ auszugehen. Anstatt nach Fallbeispielen zu suchen oder Szenarien zu entwerfen, in denen KI ganze Jobs übernimmt und Menschen ersetzt, sollten wir uns auf etwas anderes konzentrieren. Unser Ziel sollte es sein, die richtigen Stellschrauben für den Einsatz von KI zu finden. Diese Stellschrauben ermöglichen ein „Sowohl-als-auch“ – also eine Zusammenarbeit von Menschen und KI. Das wiederum kann zu spannenden neuen Erkenntnissen führen.
Daten und Interne Kommunikation: Daten-Nerd-Brillen sind in
Daten erheben, verstehen und nutzen – ein Dreiklang, der für eine zukunfts- und zielgruppenorientierte Interne Kommunikation immer wichtiger wird. Ein Mantra von Kommunikationsverantwortlichen ist: Kenne deine Zielgruppe und begegne ihr dort, wo sie sich aufhält. Klar ist aber auch: Interne Kommunikation und ihre Botschaften konkurrieren mit vielen Medien und Informationsquellen – jeder kämpft um ein Stück Aufmerksamkeit. Um Zielgruppen effektiv zu erreichen, hört die Arbeit nach der Verbreitung der Informationen nicht auf, sondern geht nahtlos weiter: Wie kommen die Informationen an? Erreicht das Format die Zielgruppe? Werden die Botschaften so verstanden, wie sie gemeint waren? Diese und mehr Fragen sollte man sich für jedes Kommunikationsmedium und -format stellen, genauso wie Überlegungen dazu, wie Wirkung und Erfolg gemessen werden können. Idealerweise wird die Interne Kommunikation schon bei Start der Kommunikationsplanung mit der Datenbrille betrachtet. Wenn von Beginn an messbare Ziele formuliert und die dazugehörigen Datenpunkte definiert werden, lässt sich der Erfolg einzelner Maßnahmen erheblich besser bewerten. Von Vorteil ist dabei auch: Bei regelmäßiger Erfolgsmessung kann auch auf dem Weg noch nachjustiert werden.
K12-Tipp: Qualitative Daten können die Kommunikationsverantwortlichen beispielsweise in Fokusgruppen und Interviews erheben, während quantitative Daten durch wiederkehrende Pulse Checks mit kurzen, einfachen Fragen oder durch die Auswertung von metrischen Daten im Intranet gesammelt werden können. Oftmals können Daten auch schon KI-gestützt erhoben werden, denn in vielen Tools liegt KI entweder schon zu Grunde oder wird künftig integriert. Unbedingt bedenken: In vielen Fällen ist bei interner Datenerhebung zunächst eine Zustimmung der Mitbestimmung einzuholen.
Wenn beispielsweise Podcasts im Trend liegen, aber die Daten zeigen, dass sie im Unternehmen nicht gehört werden oder aus bestimmten Gründen nicht erfolgreich sind, sollte das Format optimiert oder auf andere Kommunikationsformate gesetzt werden. Daten helfen also dabei, die Wahrnehmung und den Erfolg der Kommunikation nicht nur zu verstehen, sondern auch zu verbessern. Wer tiefer einsteigen möchte: Ein ausführliches Interview zu datengetriebener Kommunikation gibt es hier.
Prozesse, Performance und Interne Kommunikation: Hier geht’s um Zusammenarbeit
Prozesse sind allgegenwärtig – sowohl im Alltag als auch im Arbeitsleben. Ein Beispiel aus der Urlaubszeit: Gute Prozesse fallen nicht auf, schlechte Prozesse umso mehr – etwa, wenn man im Urlaub vergeblich aufs Kofferband starrt und der eigene Koffer nicht kommt.
In unserer zunehmend komplexen, digitalen und schnellen Welt müssen viele Schnittstellen immer nahtloser und automatisierter ineinandergreifen. Sei es bei Lieferketten, Onlinebestellungen oder HR-Tools für Urlaubsanfragen: Wir haben es heute im wirtschaftlichen und unternehmerischen Kontext mehr denn je mit Massenprozessen zu tun. Effiziente und transparente Prozesse, die einer gemeinsamen Logik und Sprache folgen, sind deshalb erfolgsentscheidend für Unternehmen.
Viele Unternehmen überprüfen derzeit ihre Prozesse und passen sie an. Für Mitarbeitende bedeutet das vor allem eines: Veränderung. Denn Prozessoptimierung ist wie ein Spinnennetz: Eine Berührung überträgt sich auf das gesamte Netz – wer an einer Stelle etwas ändert, kommt meist nicht umhin, auch an anderer etwas anzupassen.
Oft wird beim Thema Prozesse nicht zuerst an den Menschen gedacht, sondern an etwas Komplexes, Technisches, Undurchsichtiges und wenig Lebendiges. Dabei sollen Prozesse genau das ermöglichen: Planbarkeit, Effizienz, Transparenz und Flexibilität innerhalb eines definierten Rahmens. Tatsächlich steckt in Prozessen eine Menge menschlicher Perspektive. Denn am Ende werden neu definierte Prozesse durch Menschen umgesetzt, die innerhalb dieser arbeiten und entsprechende Tools und Technologien nutzen: Letztlich sind es Menschen, die die neue und gemeinsame „Prozess-Sprache“ nutzen und sich dadurch unternehmensweit über Standards und Vorgehensweisen austauschen können. Prozesse werden dadurch zu einem Bindemittel im Unternehmen und zwischen unterschiedlichen Abteilungen. Neue oder überarbeitete Prozesse werden deshalb idealerweise nicht einfach „übergestülpt“. In gemeinsamer Arbeit sollten vielmehr Interne Kommunikation und das Projektteam das Gesamtvorhaben erklären und Mitarbeitende mit auf die Reise nehmen. Konkret bedeutet das: Im engen Austausch und im Abgleich mit den unternehmensstrategischen Zielen entwickeln sie eine übergeordnete Change Story zum Gesamtvorgaben. Darüber hinaus steht das Team im ständigen Kontakt mit den von der Veränderung betroffenen Mitarbeitenden. Sie identifizieren relevante Inhalte und Formate, um eine möglichst zielgerichtete und bedürfnisorientierte Unterstützung bei der Prozessoptimierung zu bieten. Das heißt zum Beispiel: Dort, wo Anforderungen und Ziele des Unternehmens mit den Arbeitsweisen der Mitarbeitenden sinnvoll verknüpft werden können, sollten diese Erfolge aufgezeigt werden. Überall dort, wo Neuerungen und Anpassungen notwendig werden, braucht es zusätzliche Erklärungen und eine enge Begleitung.
Hinter der dazugehörigen Kommunikation stecken gemeinsame Ziele:
- den Blick und das Bewusstsein für Prozesse schulen und ein „Prozess-Mindset“ entwickeln
- Mitarbeitende befähigen, innerhalb der (neuen) Prozesse zu arbeiten
- den eigenen Beitrag verdeutlichen, mit dem alle auf die Unternehmensziele einwirken können
Wer diese Perspektive einnimmt, wird feststellen, dass Prozesse menschlicher und lebendiger sind, als es auf den ersten Blick scheint.
Kurz zusammengefasst: Prozesse zu optimieren, verbindet nicht nur Menschen innerhalb eines Unternehmens durch eine „Prozess-Sprache“, das Vorhaben steht und fällt in seinem Erfolg durch die Mitarbeit von Menschen. Dafür benötigt es ein gemeinsames Verständnis und ein Ziel, was wiederum nur durch die Zusammenarbeit von IK und dem Projektteam definiert und durch das Unternehmen getragen werden kann.
Performance Management – ebenfalls ein Thema für die IK
Doch optimale Prozesse allein reichen nicht aus. In einer Welt, die immer komplexer wird, und in der Daten zu wichtigen Indikatoren werden, gewinnt auch Performance Management zunehmend an Bedeutung. Die Konstellation aus politischen Unsicherheiten, angespannten Lieferketten und hohen Energiepreisen zwingt Unternehmen mehr denn je, ihre Produktionsprozesse konsequent auf Leistung zu trimmen und mögliche Kostentreiber einzudämmen. Für Unternehmen ist es entscheidend, ein Umfeld zu schaffen, das die Leistung der Mitarbeitenden unterstützt und dazu motiviert, an der Performancesteigerung mitzuwirken. Ähnlich wie im Fall der Prozessoptimierung sollte die Interne Kommunikation dieses Vorhaben flankieren und ein Bewusstsein für den Zusammenhang von Performance und Prozessen schaffen. Sie begleitet kontinuierlich den Wandel zusammen mit dem dafür vorgesehenen Projekt-Team, beispielsweise der Organisationsentwicklung, erklärt und übersetzt strategische Themen so, dass sie im Arbeitsalltag und auf operativer Ebene verstanden werden. IK unterstützt dabei, Führungskräfte sprechfähig zu machen, um den angestrebten Wandel über Führungs- und Vorbildfunktionen in die Teams zu tragen. Wenn es dem Team gelingt, den Performance-Gedanken und Menschen gut miteinander zu verknüpfen, kann das entscheidend zu einem leistungsfähigen Prozess beitragen.
Sowohl Prozessoptimierung als auch Performance Management sind Beispiele dafür, an welchen unternehmerischen und erfolgskritischen Themen Interne Kommunikation beteiligt sein sollte, um komplexe und höchst strategische Themen für die gesamte Belegschaft zu übersetzen und zu einem gemeinsamen Vorhaben zu machen.
Fazit: IK bringt den Menschen in vermeintliche Technik-Themen
Diese Trends sind keine vorübergehenden Phänomene, sondern Entwicklungen, die die Interne Kommunikation nachhaltig prägen werden. Unternehmen, die sie bewusst aufgreifen und in ihre Kommunikationsstrategie integrieren, sind besser gerüstet, den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen. Wenn es der Internen Kommunikation gelingt, diese Trends zielgerichtet zu begleiten, wächst daraus einmal mehr die Chance, Kommunikation im Unternehmen auf ein neues Niveau zu heben und so einen entscheidenden Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.
