K12

New Work: Wie wir jeden Tag 2.000 km überwinden

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Julia, Beraterin für Interne Kommunikation und Change bei K12, ist im vergangenen Jahr nach Lissabon gezogen. Seitdem lebt K12 New Work. Wir haben viel gelernt: Über virtuelle Zusammenarbeit, über verschiedene Tools und Arbeitsweisen, und über uns selbst als Organisation. Aus diesen Erfahrungen hat Julia fünf Dinge zusammengetragen, die remote working zum Erfolgsmodell machen können.

Zwei Stunden. Mehr Zeit hat es nicht gebraucht, um eine Lösung zu finden, die mein Arbeitsleben seitdem ziemlich auf den Kopf gestellt hat. Vor etwas mehr als einem Jahr habe ich K12 eröffnet, dass ich nach Portugal umziehen werde. Ich bin damals mit sehr gemischten Gefühlen in das Gespräch gegangen: persönlich habe ich mich sehr auf den Umzug gefreut. Gleichzeitig habe ich mich darauf eingestellt, dass diese Entscheidung vermutlich das Ende der gemeinsamen Zeit mit K12 bedeuten würde, was für mich ein ziemlich großer Wermutstropfen war. Zu meiner großen Überraschung sollte es anders kommen. Als ich die Frage „Möchtest du denn weiterhin für uns arbeiten“ eindeutig mit „Ja“ beantwortete, kam von der Geschäftsführung ohne große Umschweife der Vorschlag, die Zusammenarbeit trotz der Distanz weiterzuführen.

Und so kam es, dass ich zwei Monate später in Lissabon saß, meinen Laptop anschaltete und meiner Arbeit als Beraterin für Interne Kommunikation und Change nachging – nur eben in gut 2.000 km Entfernung zu unserem Büro in Düsseldorf. Seitdem ist viel passiert, wir haben Vieles ausprobiert und viel gelernt. Über virtuelle Zusammenarbeit, über verschiedene Tools und Arbeitsweisen, und über uns selbst als Organisation. Natürlich ist die tägliche Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg ein kontinuierlicher Lernprozess, indem es immer wieder Stolpersteine gibt. Wir haben aber durch die Erfahrungen der letzten zwölf Monate fünf Dinge ausgemacht, die remote working zum Erfolgsmodell machen können:

  1. Produktives Setting

Was braucht ein Mitarbeiter, um produktiv zu sein? Das hängt stark von individuellen Bedürfnissen ab. Einerseits braucht es die richtige technische Ausstattung. Laptop, Internet, Zugriff auf den Büro-Server, eine Software für Videotelefonie…Diese Liste lässt sich schnell erstellen. Und sie ist wichtig! Denn ohne schnelle und verlässliche Erreichbarkeit geht es nicht. Aber es gibt noch eine zweite wichtige Komponente: die Arbeitsumgebung. Braucht es absolute Ruhe oder möglichst viel Austausch und „kreatives Chaos“? Hier gibt es kein Patentrezept. Anfangs habe ich von zu Hause gearbeitet. Da mir schnell der Austausch mit anderen fehlte habe ich mich auf die Suche nach einem Coworking Space gemacht. Auch hier gibt es viele Unterschiede. Meine erste Wahl hat nicht zu meinem Arbeitsstil gepasst, weil sie zu chaotisch war. Nach einigem Suchen habe ich im Avila Spacesein Büro gefunden, in dem Wert auf eine ruhige Atmosphäre gelegt wird und es gleichzeitig viele Möglichkeiten zum Austausch mit anderen gibt. Verschiedene Orte auszuprobieren half mir herauszufinden, was ich brauche, um weiter kreativ und produktiv zu arbeiten.

  1. Regelmäßiger Austausch

Insbesondere dann, wenn jemand wirklich die gesamte Arbeitszeit von einem anderen Ort aus arbeitet als der Rest des Unternehmens, stellt sich die Frage: Wie schaffen wir es, dass das Zugehörigkeitsgefühl nicht verloren geht? Denn wenn sich ein Mitarbeiter immer außen vor und nicht mehr als Teil des Unternehmens sieht, besteht die Gefahr, dass Motivation und damit die Leistung darunter leiden. Deshalb sind regelmäßige persönliche Besuche und Anwesenheitszeiten im Büro unerlässlich. Dabei sollte es nicht nur um die reine Projektarbeit gehen, sondern auch Zeit für gemeinsame Mittagspausen und Gespräche mit den Kollegen bleiben. Darüber hinaus liegt der Schlüssel in regelmäßiger Kommunikation. Mit kurzen Anrufen, slack-Chats und Videotelefonie kann der enge Austausch zu Projekten und zum Agenturleben allgemein bestehen bleiben.

  1. Entwicklungsmöglichkeiten geben

Langfristig müssen Mitarbeiter auch über die Distanz die Möglichkeit haben, sich weiterzuentwickeln. Das gilt insbesondere dann, wenn wirklich ein Mitarbeiter allein im Home-Office oder Coworking-Space sitzt, da dann auch die Lernmöglichkeiten durch den direkten Austausch mit Kollegen weniger werden. Hier gilt es auch als Führungskraft, die Weiterentwicklung während und abseits von Projekten zu forcieren. Es sollte immer wieder gemeinsam kritisch diskutiert werden, wie das aktuelle Aufgabengebiet weiterentwickelt werden kann, auf welchen Projekten es noch Entwicklungsmöglichkeiten gibt oder von welchem Kollegen auch in der virtuellen Zusammenarbeit gelernt werden kann. Das ist nicht nur für die Mitarbeitermotivation und -bindung entscheidend, sondern auch für die Weiterentwicklung des Unternehmens.

  1. Empathische Führung

Führung ist auch beim Thema New Work entscheidend. Was aber tun, wenn man als Führungskraft den Mitarbeiter nur selten wirklich persönlich treffen kann? Auf die Distanz lässt sich nicht mehr so einfach beurteilen, wie sich jemand fühlt, ob ein Mitarbeiter zufrieden ist oder ob es Unmut gibt. Hier ist es Aufgabe der Führungskraft, proaktiv auf den Mitarbeiter zuzugehen und eine regelmäßige Kommunikation beizubehalten. Dabei ist es enorm wichtig, auf kleinere Signale zu achten, Empathie zu zeigen und eine offene und vertrauensvolle Arbeitsbeziehung zu stärken.

  1. Offene Unternehmenskultur

Die Aufgeschlossenheit der restlichen Organisation spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Denn es ist auch für die Kollegen eine Umstellung, wenn ein Teammitglied plötzlich nur noch telefonisch oder per Videokonferenz erreichbar ist. Nicht jedem fällt die virtuelle Zusammenarbeit leicht. Wichtig ist es, offen darüber zu sprechen, was gut funktioniert – und wo Mitarbeiter t noch Schwierigkeiten sehen. Nur dann kann gemeinsam daran gearbeitet werden, dass die Kollaboration wirklich reibungslos verläuft und zu guten Ergebnissen für das Team und für das Unternehmen führt.

Wir haben im vergangenen Jahr viel an diesen Punkten gearbeitet und dafür gesorgt, dass das Modell „Düsseldorf-Lissabon“ gut funktioniert. Bei einigen Dingen merkt man, dass dieses Modell für uns alle neu ist. Das wird auch in Zukunft so bleiben. Genau wie die Zusammenarbeit vor Ort ein Prozess ist, werden wir auch bei der virtuellen Kooperation kontinuierlich an uns arbeiten. Dabei hilft uns unsere offene Unternehmenskultur, in der wir immer wieder mutig sind und Neues ausprobieren, aus unseren Fehlern lernen und uns so immer weiterentwickeln.

Autor: Julia da Silva

Julia da Silva ist Beraterin für Interne Kommunikation und Change bei K12 – Agentur für Kommunikation und Innovation in Düsseldorf. Nach ihrem Studium im Bereich der BWL, VWL und Politikwissenschaften hat Julia zunächst Erfahrung als Management Consultant in einer Unternehmensberatung gesammelt, bevor sie ihre Leidenschaft für Kommunikationsthemen entdeckt hat und zu K12 gekommen ist. Seit gut einem Jahr lebt und arbeitet sie jetzt in Lissabon, von wo aus sie ihre Kunden vor allem im Bereich Strategiekommunikation berät und unterstützt.

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