K12

Neue Arbeitsorganisation auch abseits von Corona: Außenstelle Leipzig

26. Oktober 2020 · von Jo Barbara Volkwein · Keine Kommentare

Im März 2020, pünktlich zu Corona, bin ich nach Leipzig gezogen – und arbeite von dort aus, wie meine Kollegin Julia aus Lissabon, weiter für K12. Als Teamleitung Social Media/Content Marketing war mir dabei besonders wichtig, das Teamgefühl auch über die Distanz hinweg aufrechtzuerhalten und das Vertrauen zueinander zu fördern. Durch die Corona-Krise und die damit einhergehenden Veränderungen für die gesamte Agentur haben wir einige Ideen wieder verworfen, andere dafür ausprobiert. Ein Resümee.

Nach über einem halben Jahr im Homeoffice arbeite ich inzwischen aus dem Mini-Coworking Space eines Bekannten ganz in der Nähe meines neuen Zuhauses im Leipziger Westen. Mein letzter offizieller Arbeitstag im Düsseldorfer Büro war der 17. März 2020. Seither ist genügend Zeit vergangen, in der sich (willkommene) Routinen eingeschlichen, Arbeitsabläufe für „remote“ etabliert, vielleicht auch einige Formen der Kollaboration verselbstständigt haben.

Die gesamte Agentur arbeitet remote – mit positivem Fazit

Dass die gesamte Agentur wegen der Corona-Krise ihre Prozesse, Abläufe und Zusammenarbeit erfolgreich verändert hat, wirkte sich natürlich auch auf die neue Struktur im Social Media-Team aus:

  1. Ausstattung mit und Ausbau von Soft- und Hardware: Laptops, aber auch Bildschirme und sonstige Hardware aus dem Büro, Software (Microsoft Teams 365, Masterplan für das Distance Learning, miro für virtuelle Workshops, optional Trello für Projektmanagement und Themen- und Redaktionsplanung), ausreichend Server-Kapazitäten.
  2. Wissensvermittlung über die Nutzung der Software: Welche Funktionen bietet die interne Kollaborationsplattform? Wie sieht eine sinnvolle Team- und Projektstruktur aus, die darauf abgebildet wird? Wie halte ich Online-Meetings und worauf muss ich dabei achten? usw.
  3. Unternehmenskultur: Durch zahlreiche Maßnahmen konnten wir den gewissen K12-Spirit auch dann aufrechterhalten, als alle Kolleg*innen aus dem Homeoffice gearbeitet haben. Nicht die Effizienz stand im Fokus, sondern das Vertrauen und die gegenseitige Unterstützung im Umgang mit der neuen Situation, die viele plötzlich und persönlich als sehr fordernd empfunden haben.

Methoden und Ideen für die teaminterne Zusammenarbeit


Daneben haben auch wir im Social Media-Team im Laufe der vergangenen Monate gemeinsam weitere Methoden und Wege entwickelt, mit denen die teaminterne Zusammenarbeit über die Entfernung hinweg sehr gut funktioniert.

  • Daily Check-in per Videokonferenz, ca. 10-15 Minuten. Dafür war zunächst keine feste Uhrzeit veranschlagt, sondern wie im Büro meldet sich jeder im Teamchat kurz zu Wort, wenn er oder sie „anwesend“ ist, dann starten wir einen Video-Call. Inhaltlich steht im Fokus des Austauschs, wie es jedem geht, welche Aufgaben individuell anliegen und ob jemand Unterstützung insbesondere mit Blick auf Kapazitäten und Auslastung benötigt. Da das Team in der Zwischenzeit weitergewachsen ist, haben wir uns basisdemokratisch per Abstimmung auf eine täglich feste Uhrzeit geeinigt. Ein wesentliches Learning der Corona-bedingten Remote-Struktur: Flexibilität und Anpassungsvermögen sind wesentliche Erfolgsfaktoren für die individuelle und Teamarbeit.
  • Variation von Methoden und Check-in-Warm-ups, die mal das Teamgefühl, mal die Kreativität fördern oder einfach nur für einen unterhaltsamen Start in den Tag sorgen, zum Beispiel: Feedback-Hand (das war super – das hätte besser sein können – das hat mir nicht gefallen – das nehme ich mit/das war ein Learning – das kam zu kurz), „Welches GIF beschreibt…“ (dein Wochenende, deinen Arbeitsplatz in diesem Moment, usw.), „Was ist dein größtes Learning/deine größte Herausforderung im Homeoffice bisher?“, „Beschreibe deine letzte Woche mit drei Wörtern mit demselben Anfangsbuchstaben, z. B. das war liebenswert/lustig/langweilig“, wertschätzende Fragen wie „Nenne eine Eigenschaft, die du an xyz magst“ (reihum), uvm.
  • Wöchentliches Statusmeeting, ca. eine Stunde. Terminserie, in der sich das Team gegenseitig Trends, Tools sowie technologische Neuerungen in den sozialen Netzwerken zeigt und über Potenziale für die Kunden austauscht. Screenshare von Konzepten und umgesetzten Ideen, Erläuterung von Vorgehensweisen und Evaluation. Auch Plattform für das Teilen von „Fuck-ups & Fails“. Die Ergebnisse dokumentieren wir in einem Protokoll auf Microsoft OneNote, eingebunden in Microsoft Teams, das als Nachschlagewerk dienen kann.
  • Knowledge Sharing. Einen Kanal „Social Media Wissen“ im Chatprogramm nutzen wir ergänzend zu den Themen im Statusmeeting. Hier werden im laufenden Alltag Informationen zu neuen/erweiterten Funktionen sowie zu Trends und explizit auch deren Nutzen für unsere Eigen-PR und unsere Kunden gepostet. Per Schwarmintelligenz beantworten wir hier auch kurzfristig technische/Social Media-lastige Fragen.
  • Teamchat. Zentraler Kommunikationskanal zur Besprechung kurzfristiger Anliegen und Ankündigungen, zum Austausch übers Wohlbefinden und für den humoristischen Teil der Arbeit.
  • Einmal wöchentlicher Mittagspausen-Reminder. Ergebnis der Feststellung, dass sämtliche Team-Kolleg*Innen im Homeoffice weniger Pausen machen. Nach anfänglichen Versuchen des gemeinsamen virtuellen Mittagessens wurde diese Maßnahme in eine automatische Erinnerung an eine Pause umgewandelt, in der sich dafür dann zum gleichen Zeitraum das gesamte Team verabschiedet, um die Screen-Zeit wieder zu minimieren.
  • Spontaner gemeinsamer Kaffee am Nachmittag. Virtuell spontan zusammen Kaffee trinken.
  • Ehrliches Feedback und empathischer Umgang miteinander. Da die Gesamtsituation für alle neu und strapaziös war, kam es eines Corona-Tages zu einer sehr angespannten Stimmung. Hier half: Auch mal Dampf ablassen können, sich gegenseitig die Meinung sagen, aber sich vor allem gegenseitig auf Augenhöhe an Teamwerte wie Wertschätzung und Empathie zu erinnern. Gewaltfreie Kommunikation ist hierfür ein zentrales Stichwort.

Nichts geht über den regelmäßigen Austausch von Angesicht zu Angesicht

Der ursprüngliche Plan, dass ich mindestens einmal im Monat für einige Tage persönlich vor Ort in Düsseldorf bin, wurde zunächst von Corona durchkreuzt. Allerdings habe ich die regelmäßigen Besuche – natürlich unter den entsprechenden Schutz- und Sicherheitsmaßnahmen – wieder aufgenommen, als dies möglich war.
Auch aus einer zentralen Erkenntnis aus vielen Monaten remote work heraus: Für das Teamgefühl geht doch nichts über den persönlichen Kontakt. Kein virtuelles Meeting kann auf Dauer den Austausch von Angesicht zu Angesicht ersetzen. In diesem Sinne organisiert sich das Team in enger Abstimmung untereinander so, dass wir möglichst immer gleichzeitig im Büro in Düsseldorf zugegen sind. Denn:

„Unternehmen werden noch wesentlich stärker als bisher erkennen, dass ein Büro nicht nur ein Ort ist, an dem gearbeitet wird, sondern ein Sozialsystem, an dem Gemeinschaft erlebt und gestaltet wird. Das Büro als Arbeitsort hat auch nach Corona nicht ausgedient, aber es wird deutlich bewusster wahrgenommen werden – und sicher auch neu definiert.“

Quelle: https://www.ibusiness.de/intranet/db/008141SUR.html

Mein Leipzig lob’ ich mir

Leipzig ist wirklich immer eine Reise wert. Selbst die New York Times empfiehlt die „cool-kid town“ erneut in ihrer Liste „52 PLACES TO GO IN 2020“ , nachdem sie bereits im Jahr 2014 einen ganzen Artikel der florierenden Stadt im Osten widmete und damit eine kontroverse Diskussion um ihren Spitznamen „Hypezig“ ins Leben gerufen hat. Meine vier Tipps für einen Besuch in Leipzig:

  • Der Westen. Die Stadtteile Plagwitz, Schleußig und Lindenau bestechen durch einen Mix aus alten Fabriken und Industriebrachen, aus Straßenzügen ansehnlicher Altbauten und alten Villen, Wasser (Karl-Heine-Kanal) und Grün (Clara-Zetkin-Park), moderner Kunst, Kultur und Gründergeist.
  • Seen sehen. Die Region um Leipzig war in der DDR ein bekanntes Braunkohlerevier. Heute dienen die meisten der ehemaligen Tagebaue der Naherholung. Mehr als 23 Tagebaulöcher in der Umgebung wurden seither geflutet und bieten vielfältige Möglichkeiten für Sport- und Freizeitaktivitäten. Zu meinen Lieblingsseen gehören der Kulkwitzer See im Westen sowie der Störmthaler See im Süden, zu dem ich eine Fahrradtour unbedingt empfehle.
  • Es grünt so grün… Vom zentralen Clara-Zetkin-Park führen lange, malerische Spaziergänge entlang der Flüsse Weiße Elster/Elsterflutbett und Pleiße gen Süden durch den anschließenden Volkspark Kleinzschocher und den Elster-Pleiße-Auwald aus der Stadt raus. Im Frühjahr wachsen hier Unmengen von Bärlauch, für Fans des starken Geruchs also ein Muss, hierherzukommen.
  • Osten mit Ecken und Kanten. Der Stadtteil Reudnitz wurde vor allem überregional bekannt durch kritische Reportagen, die die dortige Eisenbahnstraße als „gefährlichste Straße Deutschlands“ betiteln. Dabei ist das Gründerzeitquartier Reudnitz nicht nur architektonisch ansehnlich, sondern auch kulinarisch und kulturell vielfältig. Nirgendwo in Leipzig ist so viel Multikulti zu finden, wie hier.

Autor: Jo Barbara Volkwein

Jo Barbara Volkwein ist Beraterin für digitale Kommunikation bei K12 - Agentur für Kommunikation und Innovation in Düsseldorf. Nach einem Journalistik-Studium sowie einem Studium der Kommunikationswissenschaft hat sie als Content und Community Managerin Erfahrungen in einer Beratung gesammelt. Bei K12 unterstützt sie Kunden, online effektiv zu kommunizieren. Ihr Fokus liegt hierbei auf der Entwicklung und Umsetzung von Social-Media-Strategien.

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