K12

Frische-Kicks für den Meeting-Marathon

6. Juli 2021 · von Maike Liess · Keine Kommentare

„No more boring online sessions“, verspricht Cyriel Kortleven den Teilnehmenden seiner Reihe „33 minutes of inspiration“. In der Hochzeit der Pandemie hat er uns bei K12 damit vor einem Abgleiten in die „Zoom-Fatigue“ bewahrt. Jetzt werden die Karten neu gemischt. Klar ist: Viele Meetings und Events werden zukünftig hybrid stattfinden. Und das erfordert von den Organisatoren mehr Vorbereitung, damit die Basics stimmen. Denn nichts ist langweiliger, als darauf zu warten, dass die Technik funktioniert. Oder wenn man das Gefühl hat, sich gar nicht einbringen zu können. Diese Tipps hat Cyriel uns mitgegeben:

Technik im Griff

Schau dir das jeweilige Meeting-System gut an. Jedes hat seine Features anders arrangiert – das sollte nicht zum Showstopper werden. Insgesamt nehmen technische Fragen viel Zeit in Anspruch, also plane mit fast doppelt so langer Vorbereitungszeit – vor allem wenn du neben der Pflicht auch die Kür – also Überraschungsmomente – einplanst (s. u.).

Unterstützung organisieren

In Online-Meetings bist du als Moderator:in ein „Hans Dampf in allen Gassen“, du übernimmst mehrere Rollen: Technikverantwortliche:r, Speaker:in und Moderator:in. Wenn es möglich ist, hol dir jemanden ins Boot, der oder die sich in großen Meetings beispielsweise um die Fragen aus der Runde kümmert und dich dadurch entlastet.

Bildschirmpräsenz

Wusstest du, dass sich die Teilnehmenden sicherer fühlen, wenn sie deine Hände sehen? Wenn der Bildausschnitt stimmt, können sie sogar deine Körpersprache lesen, wie du gestikulierst und stehst. Damit gewinnst du mehr Aufmerksamkeit. Nutze auch deinen Hintergrund: Du kannst zum Beispiel als Hintergrundfilter passende Bilder einfügen – wie wäre es mit der Agenda eures Meetings oder zum Thema passenden Illustrationen? Oder du druckst dir die wichtigsten Slides aus und hältst sie in die Kamera. So bist du weiterhin sichtbar und schaffst eine stärkere Verbindung. Wenn du immer wieder Teilnehmende mit ihrem Namen ansprichst, hilft das ebenfalls.

Aufmerksamkeit

In den Meetings selbst dreht sich alles darum, die Teilnehmenden bei der Stange zu halten. Unsere ohnehin schon kurze Aufmerksamkeitsspanne ist in Online-Meetings noch einmal verkürzt – auf ca. drei bis vier Minuten. Und schon sind wir wieder abgelenkt. Deswegen plane alle sieben bis neun Minuten etwas Aktivierendes ein: Umfragen, Break-outs, eine kleine Aktion oder einen Energizer. Fordere die Teilnehmenden beispielsweise auf, etwas zum Bildschirm, beziehungsweise im Meetingraum zu holen, was zum Thema passt. Dadurch müssen sie aufstehen und sie fokussieren sich gleichzeitig wieder auf das Meeting.

Interaktion

In hybriden Meetings hast du mehrere Gruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen: Die Teilnehmer:innen vor Ort und jene, die online dazugeschaltet sind. Die Herausforderung dabei ist, den Zusammenhalt der Gruppe zu stärken, sie miteinander interagieren zu lassen. Auf jeden Fall sollten die Teilnehmenden vor Ort die Online-Teilnehmer:innen auf einem großen Bildschirm sehen können – und umgekehrt. Starte beispielsweise mit einem kurzen Stimmungsbild ins Meeting: Lass alle mit ihrem Arm anzeigen, wie es ihnen geht. Steht der Arm horizontal vor der Brust, ist die Laune eher schlecht, zeigt er strikt nach oben, könnte sie besser nicht sein.

Möchtest du den Fokus einmal ganz besonders auf die Online-Gruppe legen, kannst du mit ihnen auch ein Online-Mosaik machen: Bitte sie, ihre Kameras mit einem Post-it abzudecken. Sie selbst, aber auch die Kolleg:innen vor Ort werden dann einen Bildschirm voller bunter Flecken sehen. Dann stellst du einige Ja-Nein-Fragen: Wer sie bejaht, soll das Post-it abnehmen. So entsteht Abwechslung und besondere Aufmerksamkeit für die virtuelle Gruppe.

Gerade in einer hybriden Konstellation ist es cool, wenn du für Umfragen auf Online-Tools zurückgreifst, die auch die Präsenz-Gruppe ganz leicht per Smartphone nutzen kann. Probier‘ doch mal polly aus oder den mentimeter. Quizzes kannst du über Kahoot! einstreuen. Das macht Spaß und nutzt den Spieltrieb.

Differenzierung

Das Programm selbst solltest du ebenfalls differenzieren. Schätzungsweise 80 Prozent der Zeit kannst du für beide Gruppen gleich gestalten, aber mindestens 20 Prozent sollten auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten sein. Wichtig ist nur, dass am Ende wieder alle zusammenkommen und über ihre Ergebnisse berichten.

Autor: Maike Liess

Maike Liess ist Redakteurin bei K12 - Agentur für Kommunikation und Innovation in Düsseldorf. Nach Studium und 10 Jahren als freie Autorin in der Unternehmenskommunikation erkundet sie hier seit Juli 2012 unter anderem die Möglichkeiten des Corporate Publishing.

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