K12-Insights: Wie wir voneinander lernen

„Wie macht ihr das eigentlich?“, wollen immer wieder Kunden von uns wissen. Deshalb werden wir nun ab und zu aus unserem Arbeitsalltag bei K12 berichten. Unser erstes Thema: die Weiterentwicklung innerhalb der Teams. Denn wer andere berät, darf selbst nicht stillstehen.

So vereinen wir zielführend verschiedene Persönlichkeiten, Erfahrungswerte und Herangehensweisen:

 

Miteinander sprechen

Was uns bei K12 verbindet: regelmäßiger Austausch. Einmal wöchentlich treffen sich die Teams zu einem Statusmeeting, in dem aktuelle Projekte, neue Trends, aber auch persönliche Befindlichkeiten auf der Agenda stehen können. Gleichzeitig bleiben die Teamleiter im Austausch, um Silodenken zu vermeiden.

K12-Tipp: Der Status sollte unabhängig davon stattfinden, wer teilnehmen kann. Serientermine und eine verbindliche Regelmäßigkeit schaffen den Rahmen für einen wertschätzenden und vertrauensvollen Umgang miteinander. Außerdem hilft es allen Beteiligten, Termine mit einer konkreten Agenda vorzubereiten.

 

Wissen teilen

Ein Team vereint viele Kompetenzen – ideal, um im Kleinen voneinander zu lernen. Deshalb zeigen wir uns technische Neuerungen, Konzepte und Präsentationen für unsere Kunden. So inspirieren wir uns gegenseitig und sorgen dafür, dass alle auf dem gleichen Wissensstand sind. Trends identifizieren wir auch in kleineren Workshops und entwickeln auf dieser Basis unser Portfolio weiter.

Andere Teams lassen wir regelmäßig in „Knowledge hours“ an unserem Wissen teilhaben. Themen sind hier zum Beispiel: „Social Media Trends 2020“ oder „Basics Druckvorstufe“, aber auch mal „Kreatives Schreiben“.

K12-Tipp: Im Anschluss an Meetings ein Protokoll verschicken, in dem alle Links, Serverpfade oder Reminder aufgeführt sind.

 

Keine Angst vorm Scheitern haben

Wir trauen uns, innerhalb der Teams Neues auszuprobieren und stellen unsere internen Prozesse immer wieder auf den Prüfstand. Das bedeutet zum Beispiel, die Statusmeetings so oft anzupassen, bis alle sich mit dem Format wohlfühlen und es zielführend ist.

Außerdem wissen wir, dass engagierte Menschen am meisten leisten, wenn sie eigenständig arbeiten dürfen. Deshalb setzen wir auf learning on the job: In unseren Projekten übernehmen auch die Junioren Verantwortung – natürlich immer mit einem Seniorberater im Rücken. Das stärkt das Vertrauen auf beiden Seiten.

K12-Tipp: Unser Change-Team setzt – nach einigem Ausprobieren – im Status heute auf feste Zeitbegrenzungen. In einem 25-minütigen Slot werden alle Top-Themen besprochen, außerdem gibt es „Knowledge minutes“ oder Zeit für Gäste aus anderen Teams und Berichte von Fortbildungen.

 

Sich wegschließen

In kleineren Sessions oder auch mal einen ganzen Tag lang ziehen sich die Teams zurück, um thematisch weiterzukommen, oder sich ungestört mit sich selbst zu beschäftigen: Was ist unser Selbstverständnis im Team? Was ist unser Leistungsangebot? Wie gehen wir in Gespräche mit Kunden? Wohin wollen wir? – Solche Fragen kommen dort auf den Tisch.

K12-Tipp: Oft hilft es, solche Überlegungen außerhalb des Büros voranzutreiben. Beispielsweise ist die gesamte Kreation nach Kopenhagen geflogen, um sich dort inspirieren zu lassen. Das hat das Team zusammengeschweißt und auch noch ein tolles Ergebnis gebracht: ein selbstgedrucktes Kopenhagen-Alphabet.

 

Nicht nur reden, auch umsetzen

Viele Ideen zu haben nützt nichts, wenn sie niemand umsetzt. Diese Anregungen aus Workshops, Statusmeetings oder dem Schnack in der Küche haben sich inzwischen bewährt:

• Jobs an unsere Kreation vergeben wir über eine Team-Mailadresse. So fällt in der Kreation nichts unter den Tisch und gleichzeitig bekommen die Kollegen schnell die Rückmeldung „Ich mach’s!“
• Checklisten, Toolboxen, Präsentationsbausteine – Standardisierungen helfen uns zum Beispiel bei New Business-Anfragen oder bestimmten Themen, auf die wir wiederholt angesprochen werden. So ist jedes Teammitglied schnell handlungsfähig und kann sofort Infos verschicken.
• Unser Change-Team sammelt spannende Change-Themen für die K12-Social Media-Kanäle im eigenen Team-Redaktionsboard.

K12-Tipp: Unliebsame Aufgaben oder solche, die gern in Vergessenheit geraten, gemeinsam in einem festen Termin wegackern.

 

Das richtige Werkzeug nutzen

Wir tauschen uns nicht nur im persönlichen Gespräch aus, sondern vor allem digital: Tools wie die Whiteboard-Plattform Miro oder der auf Kanban basierende Aufgaben-Verwaltungsdienst trello sind immer für alle verfügbar – aus dem Büro, aus dem Kundentermin oder dem Homeoffice. Über das Messenger-Tool Slack bleiben wir „lautlos“ in Kontakt, ohne andere KollegInnen zu stören. Außerdem: Ein Gif sagt manchmal mehr als tausend Worte!

Darüber hinaus hilft ein gutes Methodenwissen immer, um Meetings und Workshops interaktiv zu gestalten und alle Teammitglieder einzubinden.

K12-Tipp: Agile Arbeitsmethoden wie die Start/Stop/Continue-Methode (PDF) oder Timeboxing können helfen, festgefahrene Routinen zu durchbrechen.

 

Die eigene Einstellung hinterfragen

Weiterentwicklung setzt bei Mitarbeitenden wie Führungskräften ein gewisses Mindset voraus: So sind Interesse und Eigeninitiative zwingende Voraussetzungen, um über das daily business hinauszudenken und Veränderungen anzustoßen. Oft ist hierbei eine ordentliche Portion Pragmatismus gefragt, denn Weiterentwicklung muss auch ins Tagesgeschäft passen.

Manchmal muss man mutig sein, um Dinge anzusprechen und Fehler zuzulassen. Manchmal aber auch geduldig – denn nicht alle Themen lassen sich in einem Workshop lösen. Und wenn eine gute eigene Idee gerade nicht ins Gesamtkonzept passt, gilt es, flexibel zu sein, nicht starr an den eigenen Vorstellungen festzuhalten.

K12-Tipp: Wertschätzung in bereits miteinander vertrauten Gruppen kann man fördern, zum Beispiel durch die DORF-Methode: Die Gruppe stellt eine Dorfgemeinschaft dar. Zunächst findet jeder für sich seine eigene Position innerhalb dieser Dorfgemeinschaft, also zum Beispiel Schmied, Bürgermeister, Pfarrer usw. Anschließend diskutiert die Gruppe zunächst in Abwesenheit eines Teilnehmers auf wertschätzende Art und Weise, welche Position sie der Person zuweisen würde und warum. Das Ergebnis wird individuell mitgeteilt.

 

Vertrauensvoll führen

Bei K12 arbeiten wir mit sehr flachen Hierarchien. Der Veränderungswille kommt aus den Teams heraus und wir nicht top-down aufgezwängt. Das erfordert von Führungskräften Vertrauen ins Team und die Bereitschaft, zu signalisieren und vorzuleben, dass es auch okay ist, wenn mal nicht alles rund läuft.

K12-Tipp: „Safe places“ schaffen Vertrauen: Was in bestimmten Meetings besprochen wird, bleibt im Team.

 

Noch ein paar Tipps to go

Wir liefern sicher keine Patentrezepte, haben aber für uns gemerkt: Auf unsere Art sind wir schneller, effizienter und flexibler geworden. Deshalb werfen wir zum Schluss noch ein paar Tipps aus eigener Erfahrung in den Ring:

1. Kleine Pakete schnüren: Impulsgeber sprinten gern los und machen Druck. Dabei sollte man nicht aus dem Blick verlieren, dass jede Weiterentwicklung ein kleiner Change ist. Während manche bei einem Thema das Problem nicht sehen, löst es bei anderen große Emotionen aus. Also lieber Schritt für Schritt voranschreiten und das Thema nicht zu schnell zu groß werden lassen.
2. Geduld haben: Ruhe bewahren und nicht hektisch werden! Ist ein Thema identifiziert, möchte man es auch schnell klären. Oft hilft es, hier einmal kurz innezuhalten und zu überlegen, ob das gesamte Team beteiligt werden muss oder ob man eine Task force bildet.
3. Sich Zeit nehmen: Ergebnisse gemeinsam anschauen, durchdiskutieren und sich auch mal einen halben Tag rausnehmen.
4. Das Team beteiligen: Wer mitentwickelt und entscheidet, kann Veränderung leichter annehmen.
5. Arbeit ist Arbeit: Befindlichkeiten nicht zu viel Freiraum geben und Kritik nicht persönlich nehmen, sondern sie annehmen und damit arbeiten – der Fokus liegt immer noch auf dem Job.