Agil ist wie 42 – die Antwort auf alles (Erklärung lesen). Kommt uns zumindest manchmal so vor. Aber stimmt das? Und was heißt das für die Kommunikation? Wir haben zwei Menschen gefragt, die sich aus unterschiedlichen Gründen damit auskennen: Matthias Friedmann, unser Projektmanager für Online- und Webprojekte, ist zertifizierter Product Owner und kennt die Lehre aus dem Effeff. Unsere Senior-Change-Beraterin Mey El-Hossini gibt Seminare zur agilen Unternehmenskommunikation und weiß, dass man die Regeln im Sinne der Umsetzbarkeit auch mal Regeln sein lassen muss.
Fangen wir bei A wie Agilität an. Habt ihr überhaupt das gleiche Verständnis dieses Begriffs?
Matthias: Es gibt nicht die „eine“ Agilität, es ist ein breites Spektrum an unterschiedlichen Methoden, Vorgehensweisen, Gedanken und Ideen. Typisch für agile Methoden ist, dass man sich im Projekt Schritt für Schritt an das Ziel herantastet. So kann man Veränderungen integrieren, anstatt sich vorher ein Konzept zu überlegen, dies stur umzusetzen und am Ende das fertige Produkt zu haben.
Mey: Genau, Agilität ist für mich aber mehr als nur eine Methode, nämlich die Fähigkeit von Unternehmen oder Abteilungen, in einer sich wahnsinnig schnell verändernden Welt beweglich zu sein – also auf Unvorhergesehenes schnell reagieren zu können.
Ist Agilität eine Methodensammlung oder eine Denkweise?
Matthias: Beides, ausgehend von Denkweise und Werten kommt man zu den verschiedenen Methoden. Das eine kommt nicht ohne das andere aus.
Mey: Sehe ich auch so. Zu Agilität gehören Methoden und Tools, aber vor allem das passende Mindset. Wer sich agiler aufstellen will, muss ihre oder seine Denkweise an vielen Stellen ändern. Da muss man für sich definieren, wie weit man gehen kann und will.
Darf ich also Agilität selbst definieren? Ist das erlaubt?
Mey: Nun ja, wenn du dich neu mit dem Thema beschäftigst, definierst du anfangs doch eigentlich immer: Was ist das eigentlich? Was verstehst du überhaupt unter Agilität? Im Moment bläst sich das Buzzword immer weiter auf: Es geht nicht mehr nur um neue Projektmanagement-Methoden, sondern es fallen auch Begriffe wie New Work, Working out Loud usw. Da macht es schon Sinn, am Anfang einmal zu klären: Was will ich? Will ich agile Teams haben? Will ich agile Produktentwicklungen oder Prozesse haben? Wenn man das mal im eigenen Team macht, stellt man schnell fest, dass alle etwas anderes darunter verstehen.
Matthias: Das ist schon eine große Erweiterung des klassischen Agilitäts-Begriffes. Ursprünglich ist Agilität eine Sammlung von Ideen, die aus der Softwareentwicklung kommt, konkret aus der Produktentwicklung. Unternehmen oder Bereiche, die keine Produkte entwickeln, würden dann eher Meys Ansatz wählen. Trotzdem geht es nicht ohne die Grundlagen von Agilität, also Methoden oder Vorgehensmodelle wie zum Beispiel Scrum. Diese anzuwenden, reicht aber nicht. Man braucht eine gewisse agile Denkweise.
Das „agile Mindset“ habt ihr vorhin schon erwähnt. Wie sieht das aus?
Mey: Man kennt das Gegenteil des agilen Mindsets: Der Chef will irgendein neues Produkt oder eine neue Maßnahme in der Kommunikation, es gibt aber keinerlei Indiz dafür, dass der Kunde bzw. die Zielgruppe den gleichen Bedarf hat. Oder: Manche Führungskräfte können es nicht akzeptieren, wenn die MitarbeiterInnen etwas anfangen und dann nach Feedback fragen, anstatt das fertige Produkt zu zeigen. Im Gegensatz dazu macht das agile Mindset eine sehr klare Kundenzentrierung und auch ein iteratives Vorgehen aus.
Matthias: Genau. Man muss wissen, dass „nicht ganz fertig“ eben nicht „unvollständig“ oder „fehlerhaft“ heißt. Zu einer agilen Denkweise gehört es auch, crossfunktionale Teams zu bilden, um Strukturen aufzubrechen. Man muss den MitarbeiterInnen selbstständiges Arbeiten zutrauen. Die Geschäftsführung darf agilen Teams nicht vorschreiben, wie sie zu arbeiten haben.
Mal angenommen, die Voraussetzungen sind gut. Wie startet man dann am besten?
Mey: Indem man sich zusammensetzt und sich fragt, was man wirklich will. Was sind die Ziele des agilen Arbeitens? Welche Probleme wollen wir mit Agilität eigentlich lösen? Welche Strukturen haben wir, die das unterstützen, und wo müssen und können wir mal etwas Neues ausprobieren? Nicht jedes Produkt, gerade in der Kommunikation, erfordert diese Arbeitsweise. Ein Wasserfallmodell funktioniert bei gewissen Arbeitsprozessen auch sehr gut.
Wenn man erst mal mit einem Pilot-Projekt anfangen mag – das ist hilfreich, bevor man die ganze Abteilung auf agile Prozesse umstellt – und wissen will, welches Projekt sich eignet, kann man die Agilitäts-Matrix zur Hilfe nehmen.
Benötigt man dann mindestens eine Person im Team, die auch die Theorie hinter der Agilität kennt?
Matthias: Das Konzept von Agilität ist im Grunde seit den 90ern bekannt. Gerade Scrum wurde nicht am Reißbrett entworfen, sondern baut auf empirischen Ergebnissen auf. Deswegen ist es gut, Agilität auch so zu nehmen, wie sie ist, und sich nicht einfach nur etwas herauszupicken, um sich dann agil zu nennen. Wenn man nach der Theorie geht, dann muss es eine Person im Team geben, die das Konstrukt Agilität versteht und die Leitplanken immer wieder aufstellen kann. Das hilft am Ende auch dabei, neue Prozesse nicht nur zu implementieren, sondern sie auch nachhaltig umzusetzen. Möchte man sich nur Einzelteile herauspicken, dann sollte man schon sehr genau wissen, was man macht.
Mey: Genau das ist der Punkt, an dem sich Theorie und Praxis begegnen. In der Praxis sieht es nämlich eher so aus: Man kann für sich und die Abteilung herausfinden, welche Tools und Methoden am besten passen, ohne ein Scrum-Master zu sein. Übrigens nutzen schon viele im Daily Business agile Tools, ohne wirklich zu wissen, dass es welche sind – zum Beispiel Kanban-Boards in trello. Gerade in vielen Kommunikationsabteilungen sind KommunikatorInnen schon sehr weit – auch wenn es um erste Ansätze des agilen Mindsets geht. Das muss manchmal nur offengelegt und dann sortiert werden. Trotzdem sollte es Menschen im Team geben, die sich damit auskennen und wissen, , wie neue Prozesse moderiert werden müssen.
Wie bringen wir diese unterschiedlichen Auffassungen in unserem K12-Alltag zusammen?
Mey: Auch bei K12 herrscht von Hause aus ein agiles Mindset. Wir arbeiten fast immer interdisziplinär und unsere Projektstrukturen geben es auch fast immer her, dass einzelne Arbeitsstränge eigenständig von den Teilprojektteams umgesetzt werden. Auch das Thema Zielgruppenzentrierung ist bei uns unerlässlich. Deswegen setzt jeder unserer Bereiche bei K12 auf Analysen, bevor er Kunden neue Strategien, Wege oder Maßnahmen vorschlägt.
Matthias: Mit Blick auf die Umsetzung von Web-Projekten sind wir in der Wahl der Methoden selbst „agil“, wenn man so will: In manchen Projekten wären agile Methoden ein Overkill, z. B. wenn die Anforderungen für eine Webseite eigentlich sehr klar sind. Manchmal mischen wir auch Wasserfall-Modell und agile Vorgehensweisen zu sogenannten hybriden Modellen. Aber wenn wir das machen, dann gucken wir sehr genau, was wir für die jeweiligen Projekte brauchen und warum wir das so machen. Das heißt: Streng nach Lehrbuch arbeiten auch wir nicht.
Ok, lasst uns mal zusammenfassen: Worauf könnt ihr euch einigen?
Mey: Agiles Arbeiten ist eine gute Sache, wenn man weiß, wofür und was man tut. Dann hat agiles Arbeiten seine Vorteile für die komplexen Aufgaben im eigenen Bereich.
Matthias: Wenn man Agilität will, dann sollte man sich mit einem Experten zusammensetzen oder sich zumindest intensiv mit dem Thema beschäftigen.
Mey: Man muss wissen, was man will. Daraufhin kann man sich mit passenden Methoden auseinandersetzen, um herauszufinden, ob und wie diese passen. Gegebenenfalls muss eine Methode dann noch ein klein wenig angepasst oder vereinfacht werden.
Matthias: Auch die Wasserfall-Methode hat ihre Berechtigung.
Mey: Das Mindset muss stimmen – dann ist das mit dem Methoden anpassen nicht mehr ganz so schlimm, weil die Intention die richtige ist und der Grundgedanke stimmt.
Wollt ihr den LeserInnen noch etwas mitgeben?
Mey: Findet heraus, was ihr genau wollt – und dann fangt einfach mal klein an und besprecht es mit eurem Team! Denn agiles Arbeiten bedeutet auch immer einen kleinen Change.
Matthias: Aber guckt vorher nach, was ihr euch da herausgepickt habt. Warum gibt es diese Methode und was soll sie bringen? Wie wende ich sie richtig an? Und: Seid ehrlich zu euch selbst. Es ist nicht schlimm, wenn man nicht agil ist.
