Von Luisa Hegner
Wir wollen selten etwas „aus der Schublade ziehen“ – aber warum eigentlich nicht? Es kommt doch ganz darauf an, was darin schlummert. Bei uns sind das Standards. Das sind keine One-size-fits-all Lösungen, sondern vielmehr eine Möglichkeit, auf bewährte Herangehensweisen und Erfahrungen zurückzugreifen. Gleichzeitig schaffen Standards eine Grundlage für Kreativität. Was zunächst gegensätzlich klingt, passt auf den zweiten Blick ziemlich gut zusammen. Denn wer auf bewährter Basis mit Überlegungen startet, muss sich keine Gedanken mehr darüber machen, wie der Unterbau auszusehen hat. So kann man der Kreativität freien Lauf lassen, um individuelle Lösungen für komplexe Business-Probleme zu finden und die passende kommunikative Begleitung zu entwickeln.
Standards als systematisierter Erfahrungsschatz
Bei K12 definieren wir Standards als systematisierten Erfahrungsschatz. Wir greifen auf Wissen aus hunderten Projekten zurück und vereinen Erfahrungen aller Teammitglieder. So halten wir unsere Erkenntnisse fest, machen sie transparent und ermöglichen, in folgenden Projekten, darauf aufzubauen. Standards sind für uns ein Tool, Wissen zu speichern und es weiterzugeben. Das zahlt auch auf die Qualität der Ergebnisse ein.
Standards bringen für uns einige Vorteile mit sich, unter anderem:
- Fokus auf individuelle Lösungsfindung: Mit dem gebündelten Wissen und erprobten Lösungsansätzen aus Referenzprojekten im Rücken starten wir nicht bei null. So können wir uns darauf konzentrieren, die individuellen Kundenherausforderung zu bewältigen.
- Einen hohen Qualitätsstandard gewährleisten: Erfahrungen mit ähnlichen Herausforderungen ermöglichen ein Benchmarking auf Strategie-, Konzept- und Umsetzungsebene und sichern so Qualität und Wirksamkeit der Beratung und der empfohlenen Maßnahmen.
- Neue Impulse durch stetige Weiterentwicklung: Durch die Reflexion der Standards in der Anwendung und die Aktualisierung mit neuen Erkenntnissen entwickeln wir sie kontinuierlich weiter. So bieten sie immer wieder neue Ansatzpunkte in Folgeprojekten.
- Empowering Change: Kund:innen profitieren doppelt von unseren Standards. Zum einen durch wirkungsvolle Lösungen im Projekt. Zum anderen durch die Stärkung der persönlichen Change-Fitness durch Wissensvermittlung und Erfahrungsaustausch zu Ansätzen, Methoden etc.
Standards entwickeln: Unsere 5 Take-aways
- Themen sammeln
Der erste Schritt der Standarderstellung beginnt mit der Frage: Zu welchem Thema wollen wir einen Standard erstellen? In einem Brainstorming werden alle potenziellen Themen gesammelt. Wir legen den Fokus auf die Themen, zu denen wir belastbare Erfahrungen aus verschiedenen Projekten haben.
- Verantwortlichkeiten definieren
Da die Standards allen Mitarbeitenden nutzen sollen, machen wir aus der Standarderstellung eine Team-Aufgabe. Zusätzlich zu Projektteams für einzelne Standards empfiehlt es sich, eine:n Verantwortliche:n zu ernennen, der die Standard-Erstellung im Blick hat und auf Timings und offene To-dos achtet – das kann, muss aber nicht die Führungskraft sein.
- Must-Haves festlegen
Was alles in einen Standard gehört, ist Diskussionssache und hängt stark vom Thema des Standards ab. Folgende Elemente sind feste Bestandteile unserer Standards:
- Kurzer Steckbrief: Worum geht es, warum ist das Thema wichtig?
- Prozessskizze: Wie gehen wir im Normalfall mit dem Thema um?
- Learnings: Was haben wir aus vorherigen Projekten gelernt, was ist einfach gut zu wissen?
- Beispiele: Welche früheren Projekte, Präsentationen oder Gesprächsleitfäden veranschaulichen das Thema?
Gemeinsam im Team vereinbaren wir, wie Standards einheitlich aufbereitet werden – ein Standard für die Standards sozusagen. Wir nutzen zur Aufbereitung ein bewährtes Dokumentenformat, etwa Word, PowerPoint oder ein interaktives Miro-Board.
- Inhaltliche Ausarbeitung
Ein guter Kick-off zur inhaltlichen Ausarbeitung des Standards ist ein Workshop im Projektteam. Hier werden alle Informationen, die zum oder in den Standard gehören, gesammelt. Ziel ist, so viele Perspektiven, Erfahrungen und Fachexpertise wie möglich einzubeziehen. Das gesammelte Wissen ergänzen wir dann mit einer Recherche zur Herangehensweise und zum Ablauf in ähnlichen Projekten. Alle zusammengetragenen Informationen und Beispiele gilt es dann in der vereinbarten Aufbereitungsform zu sortieren und zu strukturieren.
- Challenging
Das Ende der Standarderstellung ist der Anfang der Überarbeitungsschleifen. Da sich Prozesse und Herangehensweisen ständig verändern und optimiert werden, überprüfen wir auch Standards regelmäßig auf Aktualität. Unser Tipp: Am besten schon nach Finalisierung des Standards Reminder im Kalender einstellen, beispielsweise nach drei, sechs und zwölf Monaten. Standards sind eben nicht für die Schublade, sondern liegen bei neuen Projekten unterstützend zur Seite und werden mit neuen Erkenntnissen stetig aktualisiert und optimiert.
