K12

Das kleine New-Work-Einmaleins

10. November 2021 · von Natascha Kunath · Keine Kommentare

New Work Situation in einem Büro: Offene Fläche, Menschen arbeiten

Nach Corona ist in vielen deutschen Büros nichts mehr, wie es war. Viele nutzen die Chance und ermöglichen ihren Mitarbeitenden Homeoffice, ergreifen im Gegenzug aber auch die Chance, in neue, kleinere Büros umzuziehen. Die Folge: Ausmisten, enger zusammenrücken, Liebgewonnenes aufgeben. Manche feiern diesen „New Way of Working“, anderen fällt die Umstellung schwerer. Allen gemeinsam ist aber: Plötzlich sind da viele neue Begriffe und nicht immer ist klar, ob alle Beteiligten darunter dasselbe verstehen. Wir haben mal den (nicht ganz ernst gemeinten) Versuch einer Definition gewagt.

A wie Arbeitsplatz – heute gerne auch „Standard-Arbeitsplatz“. Eng verbunden mit (siehe auch) „Shared Desk“. Damit das Konzept aufgeht und wirklich jede:r überall im Büro arbeiten kann, bedarf es einer Standardisierung der Schreibtische. Führt häufig zu (siehe auch) „Lockern“, in denen die persönlichen Gegenstände bis zum nächsten Besuch im Büro untergebracht werden können.

B wie Buchungstool – sorgt dafür, dass das virtuelle Handtuch gesittet auf einen buchbaren (siehe auch) Arbeitsplatz gelegt wird und verhindert so Chaos und Streit.

C wie Clean Desk – zwangsläufig bei (siehe auch) „Shared Desk“ notwendig, ansonsten mag sich keiner die Arbeitsplätze teilen. Größte Umstellung: Der Verzicht auf die liebgewonnene Ausstattung des Büros als zweites Wohnzimmer mit Kaffeemaschine, Ficus im Übertopf oder Fanschals vom favorisierten Fußballverein.

D wie Desksharing – siehe auch „Shared Desk“.

E wie Ekelfaktor – stellt sich hin und wieder ein, wenn man fremde Mäuse, Tastaturen oder Telefonhörer anfassen muss. Deswegen braucht es ein gutes Hygienekonzept.

F wie flexibles Arbeiten – eigentlicher Vorteil von COVID-19: Unternehmen haben in kürzester Zeit gelernt, dass viel mehr Flexibilität möglich ist als zuvor angenommen. Nutzen wollen es weiterhin viele, weshalb die Verdichtung von Büroflächen überhaupt diskutiert wird. Aktuell das neue Lernfeld nach COVID-19: Wie kombinieren wir flexibles Arbeiten mit Anwesenheiten im Büro?

G wie Großraumbüro – negativ belegt und immer wieder totgesagt. Gerne bei Verdichtung von Flächen verwechselt mit dem (siehe auch) „Shared Desk“-Konzept, welches nicht zwangsläufig vorsieht, dass aus Einzel- und Gruppenbüros Großraumbüros werden müssen. Hippere Alternative: Open Space.

H wie „Haben wir aber doch schon immer so gemacht“ – ein Satz, der in jedem Change-Prozess oft fällt und bei der Umgestaltung von Büroflächen trotzdem nicht mehr gilt: Jahrzehntelang bestimmte die Größe eines Büros durchaus den Status einer Karriere und jetzt sitzen moderne Führungskräfte auch mit in der Fläche.

I wie irgendwo einen Platz suchen – eine der großen Befürchtungen zu Beginn der Projekte: „Muss ich mir dann im ganzen Haus einen Platz suchen?“. Entwarnung: nein! Dabei hilft entweder das Home-Base-Konzept, bei dem Teams in einem Areal zusammenbleiben oder das (siehe auch) „Buchungstool“.

J wie Jagdfieber – man kann es nicht leugnen: Einige Arbeitsplätze sind einfach beliebter als andere und sei es nur wegen des Ausblicks oder der Nähe zur Küche. Hier gilt es, einer Handtuchreservierungs-Mentalität vorzubeugen, damit keine:r zu kurz kommt.

K wie Klimaanlage – ja, die Raumtemperatur ist und bleibt eines der wichtigsten Themen im Büroalltag. Hier ist das neue Normal durchaus eine Chance, dass sich Anhänger:innen verschiedener Temperaturzonen dynamisch gruppieren können.

L wie Locker – auch Schließfach; erinnert stark an amerikanische Highschool-Filme. Die Einführung ist eine Umstellung für alle, die sich bisher mit Wärmekissen, Firmenlauf-Trophäen, Dschungel-Grün und eigener Kaffeemaschine sehr häuslich eingerichtet haben. Einfacher für Marie-Kondo-Jünger:innen, denen die wohnlichen Büros immer schon ein Dorn im Auge waren.

M wie Mindset – große Veränderungen brauchen Begleitung, damit am Ende nicht altes Denken in neue Räume einzieht.

N wie Nahbarkeit – enger zusammenzurücken ist eine große Chance, gerade für Führungskräfte, die bisher eher als abgehoben galten.

O wie Ordner – sind oft aufgrund von Digitalisierung oder papierlosem Büro bereits verbannt, finden aber im (siehe auch) „Shared Desk“-Konzept nicht mehr wirklich statt, weil Platz für persönliche Ordner nicht vorgesehen ist. Ausnahmen für z. B. die Personalabteilungen bestätigen hier die Regel.

P wie Parken – als Frage aus der Belegschaft unter den Top5: Was bedeutet die Verdichtung der Arbeitsplätze für die Anzahl der Plätze in der Tiefgarage? Achtung! Im Veränderungsprozess deshalb nicht zu unterschätzen, weil es große Relevanz und doch mit dem neuen Flächennutzungskonzept nicht wirklich viel zu tun hat.

Q wie Quote – wird meist im Vorfeld erhoben: Wer will wie viel von wo aus arbeiten? Führt oft zu kleinen Schockmomenten, wenn klar wird, dass das Angebot Homeoffice tatsächlich ausgiebig genutzt wird. Wie hält man die Mannschaft zusammen, wenn man sich nicht mehr regelmäßig und zwangsläufig im Büro trifft? Kaffee umsonst ist einen Versuch wert, dabei sollte es aber nicht bleiben.

R wie Rückzugsräume – sind ganz wichtig im (siehe auch) „Großraumbüro“. Für Telefonate, konzentriertes Arbeiten oder Vertrauliches müssen schallgeschützte Orte zur Verfügung stehen. Wichtig für ein Gelingen des Change: Frühzeitig im Prozess signalisieren, dass es auch für Führungsaufgaben weiterhin Rückzugsräume geben wird.

S wie Shared Desk – meint ganz einfach das Teilen von (siehe auch) „Standard-Arbeitsplätzen“, ist aus zukünftigen Büros nicht mehr wegzudenken und damit zentrales Element für die Verdichtung von Flächen. Obwohl schnell klar ist, dass der Vorteil von mehr flexiblem Arbeiten Konsequenzen für die Flächennutzung hat, kann es einen Moment dauern, bis der Abschied von Gewohnheiten (siehe auch „Clean Desk“) jeder und jedem leichtfällt.

T wie Telefonkonferenz oder auch Teams-Meetings – wird in der hybriden Zukunft eher die Regel als die Ausnahme sein. Deshalb umso wichtiger, dass hierfür Räume geschaffen werden, in denen man den Kolleg:innen damit nicht den letzten Nerv raubt.

U wie unpersönlich – oft eine der größeren Sorgen bei der Begleitung der Veränderung: Wie gehen Kolleg:innen damit um, viel weniger bis kaum Platz für Persönliches (z. B. Fotos von der Familie, Wechselschuhe, Auszeichnungen) am Arbeitsplatz zu haben? Steht oft im Gegensatz zur Realität, die Flexibilität des mobilen Arbeitens ausgiebig nutzen zu wollen. Ist wichtiger Indikator dafür, dass sich Identifikation mit dem Unternehmen im Zuge der Umsetzung des neuen Flächennutzungskonzepts aus mehr als dem eigenen Büro speisen muss.

W wie Wirklichkeit – machen wir uns nichts vor, in der Realität sieht es doch mitunter anders aus als in der Planung. Das ist aber kein Beinbruch, sondern sollte Ansporn sein, die bisherigen Modelle noch einmal in Frage zu stellen und ggf. nachzubessern. Ganz agil eben.

Y wie Generation Y – fühlt sich in ihrem Wunsch nach flexibleren Arbeitsmodellen auch von neuen Raumkonzepten durchaus angezogen.

Z wie Zusammenarbeit – im Idealfall verändert das neue Raumkonzept auch die Zusammenarbeit: minimiert z. B. Silos zwischen Abteilungen oder schafft Möglichkeiten für den spontanen Austausch zur Weiterentwicklung von Konzepten und Ideen. Zu Beginn der Veränderung aber bitte bedenken: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und Geduld ist ein wichtiger Faktor. 

Autor: Natascha Kunath

Natascha Kunath ist Beraterin für Change Kommunikation bei K12 - Agentur für Kommunikation und Innovation in Düsseldorf. Vorherige Stationen: Change Managerin bei thyssenkrupp, CSR (Initiativkreis Ruhr/Kultusministerium Thüringen/ERGO) und mehr als zehn Jahre Change-Beratung bei Deekeling Arndt/AMO. Bei K12 berät sie Kunden in allen Fragen der strategischen Veränderungskommunikation.

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