Corona lässt kein Unternehmen kalt: Lieferketten sind unterbrochen, die Nachfrage bricht ein und manche Branchen sind sogar mit quasi-Berufsverboten konfrontiert. Auch intern ändert sich einiges: Plötzlich gelten neue Regeln der Zusammenarbeit in den Fabriken, ein Großteil der Mitarbeitenden in den Büros wird von heute auf morgen ins Homeoffice geschickt oder gleich die gesamte Belegschaft in Kurzarbeit.
Gerade wenn alles digital läuft, ist persönlicher Dialog Trumpf
In einer Zeit, in der plötzlich vieles neu gedacht und anders gemacht werden muss, ist der persönliche Dialog wichtiger denn je. Doch gerade Präsenzveranstaltungen wie Konferenzen und Townhalls, sonst das Mittel der Wahl in solchen Situationen, sind dieser Tage undenkbar.
Es gilt also, diese Formate sinnvoll in die digitale Welt zu übersetzen. Gerade jetzt dürfen die Regeln einer guten Veranstaltung aber nicht einer einfachen (technischen) Umsetzung geopfert werden. Das bedeutet:
- Fokus auf die Kernbotschaften. Lange Monologe ermüden schon im Konferenzsaal, im Homeoffice ist die Aufmerksamkeit schnell ganz weg und der Teilnehmende in der Küche.
- Teilnehmende aktivieren. Live-Umfragen, Q&A-Sessions, Markstände und Fishbowls sind wichtig, um die Frontallbeschallungs-Falle zu vermeiden.
- Auf gute Moderation setzen. Denn sie setzt die Agendapunkte in den Kontext, leitet Q&As und kümmert sich natürlich auch um die organisatorischen Hinweise.
- Teilnehmende mit einbeziehen. Ein gutes internes Event ist keine Nabelschau des CEOs oder des ExCos, sondern bietet mit Breakout-Sessions und Workshops den Raum für Austausch und Weiterentwicklung, der im Tagesgeschäft oft fehlt.
- Planung aufsetzen und Veranstaltung proben. In Anbetracht der Vielzahl an Schnittstellen und neuen Anforderungen sind disziplinierte Planung, eine für alle nachvollziehbare Dokumentation mit Projekt- und Regieplan sowie Proben wichtiger denn je.
Die Herausforderung als Chance für bessere Veranstaltungen
Für viele mag eine virtuelle Konferenz mit hunderten Gästen erstmal als Mammutaufgabe erscheinen. Die Tatsache, dass die Organisierenden im Moment oft selbst im Homeoffice arbeiten macht es dabei nicht einfacher. Doch mit ein paar Fragen lässt sich die Komplexität schnell reduzieren und die Aufgabe strukturieren:
- Wie muss die Agenda gestaltet werden, um auch im virtuellen Raum zu funktionieren? Gerade bei einer virtuellen Konferenz sind kurze Sessions und häufige Pausen wichtig. In diesem Zusammenhang sollte bei der Auswahl der Speaker klar auf die wichtigsten Beiträge fokussiert werden. Für Vertiefungen, ob als Video oder PDF, ist genügend Platz im Downloadbereich.
- Haben wir den richtigen Technikpartner? Einige Unternehmen haben bereits in der Vergangenheit ihre Veranstaltungen z.B. an andere Standorte übertragen, aber die neuen Anforderungen erfordern schlicht mehr technisches Know-how, eine komplexere Plattform und eine gute Hotline, an die sich die Teilnehmenden jederzeit wenden können.
- Wo werden die Teilnehmenden und Speaker sein? Sind alle im Homeoffice oder zumindest die Vortragenden (mit gebührendem Abstand) an einem Ort? Ist sichergestellt, dass sie währenden der Veranstaltung nicht gestört werden (z.B. durch Familienmitglieder) und ihre Internetverbindung nicht unter parallelem Traffic (z.B. Streaming oder Gaming) leidet?
- Wie gut sind die Speaker technisch ausgestattet und wie fit sind sie im Umgang mit virtuellen Meetings und Veranstaltungen? Wie können alle mit der gleichen technischen Ausstattung (Headsets, externe Webcams) versorgt werden und wie werden die Bildhintergründe gestaltet, um ein professionelles, einheitliches Veranstaltungsdesign zu gewährleisten?
- Welche Tools (z.B. für Umfragen) wurden in der Vergangenheit bereits eingesetzt und können diese nun auch genutzt werden? Mit welchen wertschätzenden Aktionen kann man die Veranstaltung zusätzlich aufwerten? Da das Catering naturgemäß wegfällt, könnte man den Teilnehmenden z.B. Lunch-Pakete oder Lieferservice-Gutscheine zusenden.
- Können Vorträge vorab aufgezeichnet werden? Gerade bei Referenten, die sich schwer damit tun, ganz alleine vor einer Kamera zu sprechen, kann dies mitunter ein gangbarer Weg sein. Aber Vorsicht: Übertreibt man es, wirkt die Veranstaltung schnell unauthentisch.
Mit dem neuen Knowhow auch in Zukunft besser unterwegs
Entscheidend ist bei alledem, auch im Kreis der Organisierenden ständig im Austausch zu bleiben. Es kommt vor allem darauf an, Zwischenschritte proaktiv zu kommunizieren und neu gewonnenes Wissen schnell mit allen im Team zu teilen. Tägliche Team-Updates helfen dabei genauso wie moderne Tools zur Zusammenarbeit (z.B. Microsoft Teams, Miro oder Trello). Denn was durch ganz natürlichen Informationsfluss im Büro bisher oft gut funktioniert hat, wird nun auf die Probe gestellt.
All die oben genannten Empfehlungen beziehen sich übrigens nicht nur auf die Digitalisierung bestehender Veranstaltungsformate. Die neue Arbeitsrealität offenbart schnell Schwachstellen im internen Informationsfluss – sei es in Bezug auf Inhalte, Häufigkeit oder Reaktionsgeschwindigkeit. Das macht die Argumentation für neue Events momentan sehr einfach. Und da sie sich schnell und ressourcenschonend umsetzen lassen, gibt es doch eigentlich keinen Grund, nach der Coronakrise damit aufzuhören.
Das ist nicht als genereller Abgesang auf Präsenzveranstaltungen zu verstehen – auch in Zukunft wird es noch gute Gründe geben, gemeinsam in einem Raum zu sein. Aber in Zeiten, in denen Dienstreisen aus verschiedenen Gründen immer häufiger in Frage gestellt werden, kann der jetzt gemachte Sprung in die digitale Zukunft in jeder Hinsicht zur Blaupause für die Zeit nach Corona werden.
